制度的由來(lái)，是由有經(jīng)驗(yàn)的人,，針對(duì)某項(xiàng)作業(yè)可能發(fā)生的不同狀況,，加以整理、分類后,，找出最好的處理方法,。而后，要求每個(gè)人都依照此方法來(lái)執(zhí)行,，讓作業(yè)的效率品質(zhì)得以提升,。
然而，經(jīng)驗(yàn)告訴我們,，作業(yè)可能出現(xiàn)的種種狀況,，其發(fā)生的頻率往往差別很大。例如全部可能發(fā)生的狀況有50種，最常出現(xiàn)的3種狀況,，涵蓋了90%的發(fā)生率,；最常出現(xiàn)的5種狀況，涵蓋了98%的發(fā)生率,；而其余的45種狀況,，合計(jì)可能僅有2%的發(fā)生率。正由于這45種狀況發(fā)生率極低,，一般稱為“特例”或“異常”,。
制度是設(shè)計(jì)來(lái)讓人運(yùn)用的，不能太復(fù)雜,。倘使50種情況都要規(guī)范,，制度將變得非常龐雜，制定的心力與時(shí)間成本相當(dāng)高,。更何況制度一旦龐雜,，不僅個(gè)人很難一一記住，更會(huì)加大落實(shí)執(zhí)行的難度,。所以,，一般只會(huì)選擇達(dá)98%發(fā)生率的5種狀況做規(guī)范，其他45種發(fā)生率只有2%的狀況,，就不做規(guī)范,。
但這并不代表發(fā)生率較低的這45種狀況就不在制度規(guī)范內(nèi)。一個(gè)條文完備的制度（法律,、合約）,，往往最后都有類似“如有未盡事宜，由主管單位裁決”,、“以上情況如經(jīng)主管單位裁決,，不在此限”等條件，其意在說(shuō)明,，其他45種或更多的可能狀況,，應(yīng)經(jīng)由功能主管來(lái)裁定。這樣一來(lái),，制度不必龐雜,，也能因應(yīng)例外狀況，靈活變化,；也可以說(shuō),，加了此條文，就可以因應(yīng)所有的狀況,。因此,，制度是可以涵蓋所有的狀況,，可以說(shuō)制度是“活”的。
然而,，為何組織內(nèi)經(jīng)常有人把制度執(zhí)行得很僵硬,？也有很多人誤認(rèn)為，只要有規(guī)范,，就是限制,，就是僵硬？
其問(wèn)題是出在“人”上,。
1.大部分人不了解最后條文的存在及其用意,，以為只有“被明確規(guī)范”的5種狀況才是“被允許的”，其余狀況都不行,。因此,，當(dāng)發(fā)生其他狀況時(shí)，就直接排拒,，而不知應(yīng)呈報(bào)主管裁決,，當(dāng)然就會(huì)發(fā)生“可行”而不行的狀況。
2.主管在理解,、判斷不在“明確規(guī)范中”的情況時(shí),，經(jīng)常會(huì)因?yàn)槌杀尽�風(fēng)險(xiǎn)等專業(yè)考量,，而裁示“不準(zhǔn)”,，容易讓執(zhí)行者產(chǎn)生“特殊申請(qǐng)也沒有用”的印象。更何況主管偶爾也會(huì)裁示失誤,，更加深執(zhí)行者的這個(gè)錯(cuò)誤認(rèn)知,。
3.具強(qiáng)烈“本能叛逆”者，習(xí)慣暢行無(wú)阻,，排斥任何不順其“暢行無(wú)阻”者，甚至強(qiáng)烈批判,，而不習(xí)慣平心靜氣地去了解,、請(qǐng)教，以真正掌握制度的精神及其特質(zhì),。所以長(zhǎng)期以來(lái),，這類人認(rèn)為：只要是制度，就是限制,，就是僵化,，就是不對(duì)，于是成了制度的排拒者,、批判者,，更于不知不覺中,，成了組織的邊緣人，自然也很難成為稱職的管理者（因?yàn)楣芾淼囊�訣就是要能善用制度化管理）,。
所以,，大家應(yīng)該理解設(shè)計(jì)制度的觀念及方法，認(rèn)識(shí)到“制度是活的”,。出現(xiàn)例外,、異常時(shí)，應(yīng)報(bào)請(qǐng)主管來(lái)判斷,、裁示,，從中學(xué)習(xí)主管對(duì)特例、異常事物的判斷思考邏輯,，提升自己的判斷力,。
同時(shí)必須切記，不要因?yàn)樘囟ò咐�已�?jīng)主管判定過(guò)了,，就以為可以自行執(zhí)行（不管是“核可”案例或“否決”案例）,。因?yàn)?ldquo;特例”、“異常”會(huì)因?yàn)闀r(shí)空不同,，或是策略思考的改變,，而出現(xiàn)相同狀況、裁決不同的結(jié)果,。而且,，有時(shí)候?yàn)榱俗屩贫缺?ldquo;落實(shí)遵守”，主管會(huì)要求“特例”,、“異常”必須經(jīng)由裁決才可以執(zhí)行,。若非如此，制度的基本精神將逐步喪失,，運(yùn)作又將逐漸淪為混亂的局面,。
制度是人定的，也會(huì)產(chǎn)生盲點(diǎn),，隨著時(shí)空的變化及經(jīng)驗(yàn)的累積,，要靠人不斷地修改、提升,。而提出建議修改的,，就是所有使用制度的人。（文章編號(hào)：3070813,，收藏請(qǐng)編輯短信AA加文章編號(hào)發(fā)送至66556619）

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