經(jīng)銷商KA回款全攻略

2008-2-25 08:00| 查看: 235298| 評論: 0|原作者: 翁文添

摘要: KA客戶以促銷價格進貨而以正常價格退貨,，就會有退貨價差。這種情況下，經(jīng)銷商往往只能認賬,。所以，在做促銷活動時必須控制進貨量,，尤其在促銷后期,，即最后幾天。

標(biāo)準(zhǔn)的對賬流程
中小終端回款的關(guān)鍵往往在于客情,，而KA回款的關(guān)鍵,，卻在于你有沒有建立并有效執(zhí)行與之匹配的標(biāo)準(zhǔn)流程。
圖1是KA對賬流程,，一目了然,。但真正在運作中，綠林出身的經(jīng)銷商們往往因為細節(jié)問題沒有處理好,，延誤了回款而不自知,。他們一邊不斷重復(fù)著一些低級錯誤,，一邊控訴KA如何“霸道”，回款如何艱難,。
未能及時回款八大原因
1．KA專員或賬款回收人員未準(zhǔn)時取款,，超過KA付款時間，款項將被取消,，要等下一次或下個月才能去收,。這是未能及時回款的最大原因。
2．不了解客戶結(jié)款,、回款流程,。如新客戶、新進人員或負責(zé)人員異動,，這樣的事情經(jīng)常發(fā)生,。因此，填寫“客戶交易條件確認書”及制定“KA客戶應(yīng)收賬款控制表”非常重要（見上期）,。
3．發(fā)票金額開立不正確,。做賬錯誤、價格差異,、數(shù)量差異,、結(jié)賬時間差異等，都會導(dǎo)致發(fā)票錯開,。通常,，客戶會將發(fā)票退回，要求重開,。因此，經(jīng)銷商財務(wù)人員需不定時與KA的財務(wù)人員聯(lián)絡(luò),，建立良好的客情,，這樣發(fā)票開錯后就能第一時間及時更換，否則至少延誤一個月才能回款,。
4．發(fā)票遺失,。財務(wù)人員應(yīng)在預(yù)期送達日與對方財務(wù)部門聯(lián)系，確定稅票及相關(guān)單據(jù)已同時送達,。如果沒有到達,，則要迅速追查情況，即刻處理,。
5．客戶配送單,、簽收單未回或遺失。
6．送貨單簽收不完整,，客戶拒絕回款,。
7．立錯賬或沖錯賬,。做賬人員將甲客戶立到乙客戶的賬上，一長一短,，甲乙客戶的回款都耽誤了,。
8．客戶惡意壓款及扣款。
容易失誤的對賬細節(jié)
1．物流配送回單,。
商品送到KA門店,，對方收貨員確認無誤后，在簽收單上簽名確認,。這個正式的配送回單是經(jīng)銷商做賬人員唯一的立賬依據(jù),。
一旦回單不及時、填寫不規(guī)范或有遺漏,，財務(wù)便無法立賬,，更無法對賬。如果與KA再確認,，一來一往,，一個月就過去了。
因此,，經(jīng)銷商應(yīng)明確規(guī)定物流配送回單的時間和內(nèi)容,。如:市內(nèi)客戶配送必須當(dāng)日回單，最遲隔日中午12點,；省內(nèi)不得超過3日,，省外不得超過7日，由外車或其他經(jīng)銷商代配送不得超過10天等,。同時要制定相關(guān)罰則,，如回單超時，每單罰5～10元,；遺失回單,，配送人員必須承擔(dān)全部責(zé)任等。
物流配送單本身也極易出現(xiàn)失誤,。一般KA客戶會指定供貨商使用哪種簽收單,，要么是KA自制的簽收單或訂單復(fù)印件作為簽收單，要么是經(jīng)銷商制定的符合KA要求的簽收單,，否則無法結(jié)款,。
配送回單一般包括：客戶或門店指定簽收人簽字、指定簽收章,、簽收日期,、簽收品項及數(shù)量、正確的進價金額。有時客戶允許你使用他傳真的正式訂單復(fù)制成的送貨簽收單,，你需要注意的也是這些內(nèi)容,。
經(jīng)銷商做賬人員一旦發(fā)現(xiàn)回單內(nèi)容錯誤或不完整，要在第一時間通知相關(guān)人向客戶補簽或補單,，不要等到對賬或寄送發(fā)票時才發(fā)現(xiàn)簽收單錯誤無法回款,。
2．對賬投單/取回對賬單。
關(guān)于對賬投單,，KA客戶都會有自己的規(guī)定,。一般是由經(jīng)銷商、供貨商準(zhǔn)備相關(guān)單據(jù),，或由KA出具本月結(jié)款明細,，雙方確認無誤后，經(jīng)銷商開具發(fā)票,，在固定時間送達KA,。KA會在固定時間支付賬款。雙方確認明細的過程為對賬,。
對賬可分下列幾種方式:
（1)KA無驗收單:僅以經(jīng)銷商按KA規(guī)定方式制作的表格,，由財務(wù)人員做出對賬明細表，在對賬時間送給KA客戶的財務(wù)部門,，確認無誤時即可開具稅票投單,。
表1是供應(yīng)商制作的對賬明細單標(biāo)準(zhǔn)格式，用于KA客戶沒有特別指定以何種表格對賬時使用,。
（2）另外,，有些KA客戶是不對賬的。對這些客戶要注意下列重點：
□供應(yīng)商必須在規(guī)定時間內(nèi)向KA客戶提供正確及時的回款憑證——客戶簽收單,、發(fā)票,、應(yīng)收明細；
□依客戶規(guī)定開好發(fā)票,、寄送發(fā)票,；
□如果回款金額不正確或有差異時，應(yīng)在第一時間反映,，及時解決；
□如有其他問題而無法回收應(yīng)收賬款時,，應(yīng)與客戶共同商討解決方案,；
□任何方案的修改需有權(quán)限主管同意方可，以不損失公司權(quán)利為原則,。
對賬出現(xiàn)差異怎么辦
當(dāng)與KA財務(wù)對賬出現(xiàn)不一致情況時,，首先要出具《KA對賬差異處理單》(見表2)。
經(jīng)銷商的KA人員要迅速找出賬差原因，在規(guī)定時間內(nèi)處理,。如果供貨價差有異屬于促銷供貨問題,，應(yīng)出具主管核準(zhǔn)的促銷申請，并在計算機賬上調(diào)整促銷期間的差價,。
如是正常供貨價差,，應(yīng)了解是我方供價錯誤，還是對方供貨價格建檔錯誤,，找出原因進行溝通,，雙方調(diào)整價格。
進貨量差,、退貨量差,、退貨價差主要是配送人員的問題。應(yīng)以對方簽收單或?qū)Ψ搅①~數(shù)量及金額為依據(jù),，進貨退貨差異應(yīng)由配送人員承擔(dān)責(zé)任,。
KA客戶以促銷價格進貨而以正常價格退貨，就會有退貨價差,。這種情況下,，經(jīng)銷商往往只能認賬。所以,，在做促銷活動時必須控制進貨量,，尤其在促銷后期，即最后幾天,，必須嚴格控制,。
費用差異一般是合同費用扣款、促銷費用扣款,、罰款扣款,、惡性扣款等，KA客戶在費用扣除時會附上扣款明細及票據(jù),，以供我方?jīng)_款用,。有時也會有費用多扣及不明扣款，因為沒有合同,、促銷協(xié)議,、罰款通知做沖款憑證，無法沖賬也屬賬差問題,。有些國際大賣場及全國性的賣場不在當(dāng)?shù)�,，費用沖款憑證會慢1至2個月以郵寄方式寄達。
控管的節(jié)點
應(yīng)收賬款是否能如期準(zhǔn)確回款,，關(guān)鍵在于是否嚴格控制,、執(zhí)行KA客戶的回款流程（如圖2）,。我們必須控制好以下幾個關(guān)鍵節(jié)點:
□正確完成與客戶對賬；
□根據(jù)對賬金額開立稅票,；
□正確時間內(nèi)送達稅票及進貨單,，退貨單及對賬單明細表同時取回對賬單回聯(lián)；
□規(guī)定時間內(nèi)收回應(yīng)收款項,，掌握客戶寄送支票或匯款的進度及追蹤,，了解客戶無法正常付款的原因，及時與客戶聯(lián)絡(luò)解決問題將賬款回收,。（文章編號：3080212,，收藏請編輯短信AA加文章編號發(fā)送至66556619）
鏈接：不對賬客戶實際回款案例
1.大X發(fā)、家X福,、好X多是不對賬的,，但在結(jié)賬時會出示具體明細，結(jié)幾筆賬,、扣掉幾筆款項,。例如：退貨，合同費用,，促銷費,，其他費用等。
不對賬客戶回款不正確的主要原因有:
□客戶簽收單內(nèi)容不正確,；
□價差,，促銷時經(jīng)銷商財務(wù)部門未能及時變價，供價不正確,，發(fā)票錯誤,；
□量差：如果簽收回單與客戶立賬的數(shù)量不一，發(fā)票金額錯誤,，KA客戶會在隔月退回發(fā)票,，供應(yīng)商就要重新開立發(fā)票及補足單據(jù)，一往一返,，回款時間將推遲1～2個月,。
2.當(dāng)財務(wù)部收到KA付款時根據(jù)KA提供的明細表、發(fā)票等銷賬憑證來沖賬,。如有疑問及遺漏部分,，需與KA的財務(wù)聯(lián)系解決。
3.收款有差異時,，由經(jīng)銷商財務(wù)部提出差異明細,，缺少的退貨憑證及銷賬憑證由KA代表及門店業(yè)務(wù)負責(zé)取回。
4.價差部分由KA代表及門店業(yè)務(wù)提出解決方案,。如果事前已向主管申請，經(jīng)主管同意核準(zhǔn)的促銷方案，提出促銷變價說明,，交由財務(wù)部修改供價,，重開稅票請款；如未經(jīng)主管同意或未與客戶簽訂協(xié)議者,，將給予懲處,。
鏈接：KA客戶實際對賬案例
華X超市公司:每3個月結(jié)一次賬，賬款期到時,，KA代表把本月可收的每筆送貨單號碼列表,，送到該公司與財務(wù)對賬。每次結(jié)賬時,，提前1個月去該公司對賬,，確認后方可結(jié)賬，月底支付賬款,。結(jié)賬日期:2月28日,、5月28日、8月28日,、11月28日,。
良X便利公司:每月5～15日對賬，每次把每筆到期的發(fā)票號碼抄好,，到該公司對賬,。確認后方可結(jié)賬，每次月底支付賬款,。
家X福,、易XX花、大X發(fā):月結(jié)X天不對賬,。但在結(jié)賬時會出示具體明細,，結(jié)哪幾筆賬，扣掉幾筆款項(合同費用,、促銷費等),。經(jīng)銷商財務(wù)在收到賬款以后，根據(jù)對方提供的明細表,、發(fā)票等銷賬,，如有疑問、遺漏部分再與對方聯(lián)系,。
樂X:月結(jié)60天,。每月25日下午，經(jīng)銷商KA代表去可回款的門店取回出貨及費用明細,，要開發(fā)票的明細,，數(shù)據(jù)傳回經(jīng)銷商財務(wù)部,。財務(wù)部開具發(fā)票，月底前送達對方,。月底對方會支付應(yīng)付賬款,，如有差異，下月初具體查詢,。

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