經(jīng)銷商KA回款全攻略

2008-2-25 08:00| 查看: 232544| 評論: 0|原作者: 翁文添

摘要: KA客戶以促銷價格進貨而以正常價格退貨,，就會有退貨價差,。這種情況下,，經(jīng)銷商往往只能認(rèn)賬。所以,，在做促銷活動時必須控制進貨量,，尤其在促銷后期,，即最后幾天,。

標(biāo)準(zhǔn)的對賬流程
中小終端回款的關(guān)鍵往往在于客情，而KA回款的關(guān)鍵,，卻在于你有沒有建立并有效執(zhí)行與之匹配的標(biāo)準(zhǔn)流程,。
圖1是KA對賬流程，一目了然,。但真正在運作中,，綠林出身的經(jīng)銷商們往往因為細(xì)節(jié)問題沒有處理好，延誤了回款而不自知,。他們一邊不斷重復(fù)著一些低級錯誤,，一邊控訴KA如何“霸道”，回款如何艱難,。
未能及時回款八大原因
1．KA專員或賬款回收人員未準(zhǔn)時取款,，超過KA付款時間,，款項將被取消，要等下一次或下個月才能去收,。這是未能及時回款的最大原因,。
2．不了解客戶結(jié)款、回款流程,。如新客戶,、新進人員或負(fù)責(zé)人員異動，這樣的事情經(jīng)常發(fā)生,。因此,，填寫“客戶交易條件確認(rèn)書”及制定“KA客戶應(yīng)收賬款控制表”非常重要（見上期）。
3．發(fā)票金額開立不正確,。做賬錯誤,、價格差異、數(shù)量差異,、結(jié)賬時間差異等,，都會導(dǎo)致發(fā)票錯開。通常,，客戶會將發(fā)票退回,，要求重開。因此,，經(jīng)銷商財務(wù)人員需不定時與KA的財務(wù)人員聯(lián)絡(luò),，建立良好的客情，這樣發(fā)票開錯后就能第一時間及時更換,，否則至少延誤一個月才能回款,。
4．發(fā)票遺失。財務(wù)人員應(yīng)在預(yù)期送達(dá)日與對方財務(wù)部門聯(lián)系,，確定稅票及相關(guān)單據(jù)已同時送達(dá),。如果沒有到達(dá)，則要迅速追查情況,，即刻處理,。
5．客戶配送單、簽收單未回或遺失,。
6．送貨單簽收不完整,，客戶拒絕回款。
7．立錯賬或沖錯賬,。做賬人員將甲客戶立到乙客戶的賬上,，一長一短，甲乙客戶的回款都耽誤了,。
8．客戶惡意壓款及扣款,。
容易失誤的對賬細(xì)節(jié)
1．物流配送回單,。
商品送到KA門店，對方收貨員確認(rèn)無誤后,，在簽收單上簽名確認(rèn),。這個正式的配送回單是經(jīng)銷商做賬人員唯一的立賬依據(jù)。
一旦回單不及時,、填寫不規(guī)范或有遺漏,，財務(wù)便無法立賬，更無法對賬,。如果與KA再確認(rèn),，一來一往，一個月就過去了,。
因此,，經(jīng)銷商應(yīng)明確規(guī)定物流配送回單的時間和內(nèi)容。如:市內(nèi)客戶配送必須當(dāng)日回單,，最遲隔日中午12點,；省內(nèi)不得超過3日，省外不得超過7日,，由外車或其他經(jīng)銷商代配送不得超過10天等,。同時要制定相關(guān)罰則，如回單超時,，每單罰5～10元,；遺失回單，配送人員必須承擔(dān)全部責(zé)任等,。
物流配送單本身也極易出現(xiàn)失誤,。一般KA客戶會指定供貨商使用哪種簽收單，要么是KA自制的簽收單或訂單復(fù)印件作為簽收單,，要么是經(jīng)銷商制定的符合KA要求的簽收單,，否則無法結(jié)款。
配送回單一般包括：客戶或門店指定簽收人簽字,、指定簽收章,、簽收日期,、簽收品項及數(shù)量,、正確的進價金額。有時客戶允許你使用他傳真的正式訂單復(fù)制成的送貨簽收單,，你需要注意的也是這些內(nèi)容,。
經(jīng)銷商做賬人員一旦發(fā)現(xiàn)回單內(nèi)容錯誤或不完整，要在第一時間通知相關(guān)人向客戶補簽或補單,，不要等到對賬或寄送發(fā)票時才發(fā)現(xiàn)簽收單錯誤無法回款,。
2．對賬投單/取回對賬單,。
關(guān)于對賬投單，KA客戶都會有自己的規(guī)定,。一般是由經(jīng)銷商,、供貨商準(zhǔn)備相關(guān)單據(jù)，或由KA出具本月結(jié)款明細(xì),，雙方確認(rèn)無誤后,，經(jīng)銷商開具發(fā)票，在固定時間送達(dá)KA,。KA會在固定時間支付賬款,。雙方確認(rèn)明細(xì)的過程為對賬。
對賬可分下列幾種方式:
（1)KA無驗收單:僅以經(jīng)銷商按KA規(guī)定方式制作的表格,，由財務(wù)人員做出對賬明細(xì)表,，在對賬時間送給KA客戶的財務(wù)部門，確認(rèn)無誤時即可開具稅票投單,。
表1是供應(yīng)商制作的對賬明細(xì)單標(biāo)準(zhǔn)格式,，用于KA客戶沒有特別指定以何種表格對賬時使用。
（2）另外,，有些KA客戶是不對賬的,。對這些客戶要注意下列重點：
□供應(yīng)商必須在規(guī)定時間內(nèi)向KA客戶提供正確及時的回款憑證——客戶簽收單、發(fā)票,、應(yīng)收明細(xì),；
□依客戶規(guī)定開好發(fā)票、寄送發(fā)票,；
□如果回款金額不正確或有差異時,，應(yīng)在第一時間反映，及時解決,；
□如有其他問題而無法回收應(yīng)收賬款時,，應(yīng)與客戶共同商討解決方案；
□任何方案的修改需有權(quán)限主管同意方可,，以不損失公司權(quán)利為原則,。
對賬出現(xiàn)差異怎么辦
當(dāng)與KA財務(wù)對賬出現(xiàn)不一致情況時，首先要出具《KA對賬差異處理單》(見表2),。
經(jīng)銷商的KA人員要迅速找出賬差原因,，在規(guī)定時間內(nèi)處理。如果供貨價差有異屬于促銷供貨問題,，應(yīng)出具主管核準(zhǔn)的促銷申請,，并在計算機賬上調(diào)整促銷期間的差價。
如是正常供貨價差,，應(yīng)了解是我方供價錯誤,，還是對方供貨價格建檔錯誤,，找出原因進行溝通，雙方調(diào)整價格,。
進貨量差,、退貨量差、退貨價差主要是配送人員的問題,。應(yīng)以對方簽收單或?qū)Ψ搅①~數(shù)量及金額為依據(jù),，進貨退貨差異應(yīng)由配送人員承擔(dān)責(zé)任。
KA客戶以促銷價格進貨而以正常價格退貨,，就會有退貨價差,。這種情況下，經(jīng)銷商往往只能認(rèn)賬,。所以,，在做促銷活動時必須控制進貨量，尤其在促銷后期,，即最后幾天,，必須嚴(yán)格控制。
費用差異一般是合同費用扣款,、促銷費用扣款,、罰款扣款、惡性扣款等,，KA客戶在費用扣除時會附上扣款明細(xì)及票據(jù),，以供我方?jīng)_款用。有時也會有費用多扣及不明扣款,，因為沒有合同,、促銷協(xié)議、罰款通知做沖款憑證,，無法沖賬也屬賬差問題,。有些國際大賣場及全國性的賣場不在當(dāng)?shù)兀M用沖款憑證會慢1至2個月以郵寄方式寄達(dá),。
控管的節(jié)點
應(yīng)收賬款是否能如期準(zhǔn)確回款,，關(guān)鍵在于是否嚴(yán)格控制、執(zhí)行KA客戶的回款流程（如圖2）,。我們必須控制好以下幾個關(guān)鍵節(jié)點:
□正確完成與客戶對賬,；
□根據(jù)對賬金額開立稅票；
□正確時間內(nèi)送達(dá)稅票及進貨單,，退貨單及對賬單明細(xì)表同時取回對賬單回聯(lián),；
□規(guī)定時間內(nèi)收回應(yīng)收款項,，掌握客戶寄送支票或匯款的進度及追蹤,，了解客戶無法正常付款的原因,，及時與客戶聯(lián)絡(luò)解決問題將賬款回收。（文章編號：3080212,，收藏請編輯短信AA加文章編號發(fā)送至66556619）
鏈接：不對賬客戶實際回款案例
1.大X發(fā),、家X福、好X多是不對賬的,，但在結(jié)賬時會出示具體明細(xì),，結(jié)幾筆賬、扣掉幾筆款項,。例如：退貨,，合同費用，促銷費,，其他費用等,。
不對賬客戶回款不正確的主要原因有:
□客戶簽收單內(nèi)容不正確；
□價差,，促銷時經(jīng)銷商財務(wù)部門未能及時變價,，供價不正確，發(fā)票錯誤,；
□量差：如果簽收回單與客戶立賬的數(shù)量不一,，發(fā)票金額錯誤，KA客戶會在隔月退回發(fā)票,，供應(yīng)商就要重新開立發(fā)票及補足單據(jù),，一往一返，回款時間將推遲1～2個月,。
2.當(dāng)財務(wù)部收到KA付款時根據(jù)KA提供的明細(xì)表,、發(fā)票等銷賬憑證來沖賬。如有疑問及遺漏部分,，需與KA的財務(wù)聯(lián)系解決,。
3.收款有差異時，由經(jīng)銷商財務(wù)部提出差異明細(xì),，缺少的退貨憑證及銷賬憑證由KA代表及門店業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)取回,。
4.價差部分由KA代表及門店業(yè)務(wù)提出解決方案。如果事前已向主管申請,，經(jīng)主管同意核準(zhǔn)的促銷方案,，提出促銷變價說明，交由財務(wù)部修改供價,，重開稅票請款,；如未經(jīng)主管同意或未與客戶簽訂協(xié)議者，將給予懲處。
鏈接：KA客戶實際對賬案例
華X超市公司:每3個月結(jié)一次賬,，賬款期到時,，KA代表把本月可收的每筆送貨單號碼列表，送到該公司與財務(wù)對賬,。每次結(jié)賬時,，提前1個月去該公司對賬，確認(rèn)后方可結(jié)賬,，月底支付賬款,。結(jié)賬日期:2月28日、5月28日,、8月28日,、11月28日。
良X便利公司:每月5～15日對賬,，每次把每筆到期的發(fā)票號碼抄好,，到該公司對賬。確認(rèn)后方可結(jié)賬,，每次月底支付賬款,。
家X福、易XX花,、大X發(fā):月結(jié)X天不對賬,。但在結(jié)賬時會出示具體明細(xì)，結(jié)哪幾筆賬,，扣掉幾筆款項(合同費用,、促銷費等)。經(jīng)銷商財務(wù)在收到賬款以后,，根據(jù)對方提供的明細(xì)表,、發(fā)票等銷賬，如有疑問,、遺漏部分再與對方聯(lián)系,。
樂X:月結(jié)60天。每月25日下午,，經(jīng)銷商KA代表去可回款的門店取回出貨及費用明細(xì),，要開發(fā)票的明細(xì)，數(shù)據(jù)傳回經(jīng)銷商財務(wù)部,。財務(wù)部開具發(fā)票,，月底前送達(dá)對方。月底對方會支付應(yīng)付賬款,，如有差異,，下月初具體查詢。

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