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PDCA循環(huán):讓工作更有成效

2012-2-22 10:17| 查看: 326814| 評(píng)論: 2|原作者: 張 明

摘要: 只有工作計(jì)劃還不夠,提高工作計(jì)劃的有效性和執(zhí)行的成效,,才能提升我們的效率,、業(yè)績和能力。

利用黃經(jīng)理傳授的“日清日結(jié)”工作方法,,我和王斌擺脫了無所事事的狀態(tài),,工作變得更加充實(shí)有序(詳見上期《日清日結(jié):合理安排自己的一天》)。我很喜歡自己現(xiàn)在的工作狀態(tài),,使用科學(xué)的工作方法,,在給自己帶來工作快樂的同時(shí),我的業(yè)績和能力也與日俱增,。用黃經(jīng)理的話說,,就是“面對(duì)工作,要有好的態(tài)度,,結(jié)合科學(xué)的方法,,這樣可以讓我們?cè)诠ぷ髦锌鞓返爻砷L,在業(yè)績?cè)鲩L的同時(shí)提升自己的能力,�,!�
現(xiàn)在,每天做《日清日結(jié)表》已經(jīng)成為我和王斌的工作習(xí)慣,,這種習(xí)慣有效培養(yǎng)了我們的時(shí)間管理能力,,提高了工作效率,。我們每天上班的第一件事,就是思考當(dāng)天的工作安排,;下班時(shí),,再對(duì)當(dāng)天的工作進(jìn)行回顧和總結(jié),我覺得自己對(duì)時(shí)間的管理已經(jīng)游刃有余了,。
一個(gè)周日的上午,,黃經(jīng)理約我和王斌到公司開會(huì)。我不知道因?yàn)楹问�,,只好放棄懶覺,,帶著黃經(jīng)理送給我的記事本趕去公司。走進(jìn)會(huì)議室時(shí),,我看到公司的美女銷售王華已經(jīng)坐在那里了,,王斌還沒有到。
和王華打過招呼后,,我好奇地問她:“王華,,你知道今天開會(huì)是什么內(nèi)容嗎?”“可能是培訓(xùn)吧,,黃經(jīng)理也沒有說,�,!蓖跞A回答說,。一聽到培訓(xùn),我的心情放松了很多,,只要不是老板訓(xùn)話就行,。
我笑著追問:“培訓(xùn)什么內(nèi)容你知道嗎?”王華說:“不太清楚,�,!痹捯魟偮洌醣缶蜌獯跤醯嘏苓M(jìn)辦公室,,一手拿著早餐,,一手拿著手機(jī)說:“手機(jī)的鬧鈴早上沒響,杯具,!杯具,!”
黃經(jīng)理隨后拿著文件進(jìn)了會(huì)議室,看到我和王斌在吃早餐,,就說:“5分鐘后開會(huì),!”說完拿起水杯走了出去。我們從黃經(jīng)理的語氣上感覺有點(diǎn)不妙,,趕緊狼吞虎咽地吃完早餐,,等待開會(huì),。



會(huì)議一開始,黃經(jīng)理將手里的文件交給我們,,原來是我們每天上交的《日清日結(jié)表》,,在每天的表格中,黃經(jīng)理都用紅筆做了一些標(biāo)記,。黃經(jīng)理說:“這是你們上個(gè)月的日清表,,我用紅筆畫圈的地方,是你們有計(jì)劃但沒完成的工作內(nèi)容,�,!秉S經(jīng)理看著我,嚴(yán)肅地問:“小張,,你的xxx超市開發(fā),,幾乎每天都出現(xiàn)在日清表中,已經(jīng)一個(gè)月了,,你還沒有開發(fā)出來,,寫在日清表里給誰看呀?寫和不寫有什么區(qū)別,?”王斌正在幸災(zāi)樂禍,,黃經(jīng)理就轉(zhuǎn)頭看著他說:“還有你.....”
我看著自己的日清表,正如黃經(jīng)理所說,,每天的工作計(jì)劃中都有“xxx超市開發(fā)”一項(xiàng),。黃經(jīng)理嚴(yán)厲地說:“你們的日清表,寫得越來越不認(rèn)真了,,每天都在應(yīng)付,,每天的工作計(jì)劃都一樣,那你們的工作和保潔阿姨有什么不同,?應(yīng)付我也就算了,,應(yīng)付你自己就等于浪費(fèi)時(shí)間!如果你們認(rèn)為日清表對(duì)你們沒有用,,你們完全可以不用寫,,不用應(yīng)付我�,!�
我低著頭,,偷偷看了看王華,心想:你不是說培訓(xùn)嗎,?怎么變成訓(xùn)話批斗會(huì)了,?正埋怨王華的時(shí)候,黃經(jīng)理又點(diǎn)我名說:“你說說為什么每天的工作內(nèi)容都一樣,?”
我狡辯道:“黃經(jīng)理,,xxx超市我?guī)缀趺刻於既�,,但每次不是老板沒在,就是說要看樣品,,所以就......”
黃經(jīng)理問:“那你的解決方案是什么,?”我一時(shí)沒有好的說辭,只好不回答,。黃經(jīng)理也不追問,,一臉嚴(yán)肅地說:“日清日結(jié)表,不是工作日?qǐng)?bào),,寫寫就應(yīng)付了事了,,它是你的行動(dòng)指南�,!�
黃經(jīng)理轉(zhuǎn)身在白板上寫下了“行動(dòng)指南”四個(gè)字,,又繼續(xù)說:“對(duì)于xxx超市開發(fā)的‘行動(dòng)指南’,可以分為三步:(1)電話預(yù)約老板,,明確時(shí)間,、地點(diǎn)和溝通內(nèi)容;(2)帶上樣品拜訪老板,,溝通產(chǎn)品合作事宜,;(3)申請(qǐng)審批商務(wù)條款,簽合同,,收款,,出貨。就這三步,,你用了一個(gè)月,。你準(zhǔn)備什么時(shí)候搞定xxx超市,?”我正忙著在筆記上記這三步,,抬頭回答說:“一周內(nèi)�,!�
黃經(jīng)理用筆在“行動(dòng)指南”四個(gè)字上畫了個(gè)大大的圈,,并再次重申:“日清表不是日?qǐng)?bào),是行動(dòng)指南,�,!�
黃經(jīng)理喝了口水,臉色已經(jīng)不再那么嚴(yán)肅了,,他對(duì)我們說:“今天把大家叫來,,就是想告訴各位,如何更有效地安排自己的工作日程,�,!笨礃幼诱媸且嘤�(xùn)了,,我們緊張的情緒也緩和下來。



黃經(jīng)理先總結(jié)了《日清日結(jié)表》使用中的問題,,主要有:
1.工作計(jì)劃常常被別人給打亂,;
2.日清表的連續(xù)性不強(qiáng);
3.計(jì)劃10項(xiàng)工作,,可能只完成兩項(xiàng),,由于低估工作量和工作難度,使計(jì)劃變成空話,;
4.一項(xiàng)工作要做好幾天,,每天的工作計(jì)劃都一樣。
黃經(jīng)理說:“對(duì)于日清表使用中的常見問題,,我們可以通過‘PDCA循環(huán)方法’來解決,。”
所謂“PDCA”,,是英語單詞Plan(計(jì)劃),、Do(執(zhí)行)、Check(檢查)和Action(行動(dòng))的第一個(gè)字母,,“PDCA循環(huán)法”就是按照這樣的順序,,對(duì)工作進(jìn)行管理并循環(huán)的方法。詳細(xì)來講就是:
P:計(jì)劃,,就是我們用的日清表,,這是讓我們通過收集、思考,,計(jì)劃出工作內(nèi)容或項(xiàng)目,;
D:執(zhí)行,就是按照計(jì)劃去執(zhí)行,;
C:檢查,,在執(zhí)行過程中會(huì)遇到各種各樣的問題,我們通過檢查對(duì)工作進(jìn)行校正,,找到最佳的安排,。比如:你原本計(jì)劃今天拜訪客戶,但事先打電話得知客戶出差了,,那么你就要校正日清表中的日程安排,;
A:行動(dòng),落實(shí)重新校正的工作計(jì)劃或方法,,改善執(zhí)行情況,。
“PDCA是一個(gè)循環(huán),可以理解為:計(jì)劃——執(zhí)行出了問題——檢查和修改——再執(zhí)行,�,!秉S經(jīng)理在白板上畫了一個(gè)循環(huán)的圈,,問我們:“明白了?”我們點(diǎn)頭示意,。黃經(jīng)理補(bǔ)充說:“PDCA循環(huán)最初主要應(yīng)用在質(zhì)量管理上,,但越來越多的人將它引入到時(shí)間管理、業(yè)績管理中,。PDCA可以對(duì)執(zhí)行的結(jié)果進(jìn)行檢查,、總結(jié)并分類,一類是好的經(jīng)驗(yàn),,肯定它們并將其標(biāo)準(zhǔn)化,;另一類是失敗的教訓(xùn),總結(jié)它們并與大家共勉,�,!�
黃經(jīng)理告訴我們:“PDCA的重點(diǎn)是再行動(dòng),也就是說PDCA循環(huán)不是運(yùn)行一次就結(jié)束了,。若只運(yùn)行一個(gè)循環(huán),,是會(huì)解決一些問題,但也會(huì)漏掉一些問題,,對(duì)于那些沒有解決的問題就要進(jìn)入下一個(gè)循環(huán),,周而復(fù)始,才能提升我們的管理,、效率和業(yè)績,。”
黃經(jīng)理接著說:“我們每天的工作經(jīng)常會(huì)被打擾,,有的是電話,,有的是郵件或會(huì)議,所以在計(jì)劃之前先檢查和回顧,,可以讓我們更好地執(zhí)行和行動(dòng),。比如,你計(jì)劃下午去超市結(jié)款,,到了超市后發(fā)現(xiàn)超市的會(huì)計(jì)沒來上班,,計(jì)劃沒能完成,那么明天再去結(jié)款之前,,你要先打電話確認(rèn)預(yù)約,這就是PDCA的過程,。再比如,,上周日你們?cè)诔凶鰺豳u活動(dòng),但效果不佳,,那么活動(dòng)結(jié)束后,,我們就要檢查活動(dòng)效果不佳的原因,,是時(shí)間不對(duì)、產(chǎn)品不對(duì),,還是天氣不好,、位置不好等,這樣在下次熱賣活動(dòng)時(shí),,我們就可以進(jìn)行改善,,這也是PDCA的過程。切記:不要應(yīng)付你的《日清日結(jié)表》,,要用PDCA循環(huán)將自己的日清表做得更合乎邏輯,,并有效執(zhí)行�,!�

盡管會(huì)議上受到的批評(píng)讓我心里有些忐忑,,但黃經(jīng)理講的“PDCA循環(huán)法”還是讓我受益頗深。此后,,我開始培養(yǎng)使用“PDCA循環(huán)法”的習(xí)慣,,在計(jì)劃時(shí)先進(jìn)行檢查,在執(zhí)行中做回顧,,這讓我很快告別了內(nèi)容重復(fù)的日清表,,在時(shí)間分配上也更加合理,工作計(jì)劃的有效性和執(zhí)行成效大大提升,,比如再也沒有出現(xiàn)在超市等一兩個(gè)小時(shí)才見到老板的情況,,連加班的時(shí)間都減少了。
“PDCA循環(huán)法”的使用,,讓我能夠更有效地安排自己的工作,,讓自己開始成為“效率達(dá)人”。
(編輯:吳明 housy0116@ 126.com)


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(作者: 張 明)
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