時間管理五步曲

2012-2-22 11:15| 查看: 594111| 評論: 1|原作者: 王云

摘要: 大智有所不慮,，大巧有所不為,�,？茖W(xué),、規(guī)范,、有序的時間管理,，對于每個追求工作效率的人都是必不可少的,。

在這幾類事件中,，哪個事件是最重要的,？很多人認為是M1。其實,，最重要的是M2事件,。設(shè)想一下，如果一個城市的消防隊把關(guān)注點放在M1上,，那他們會每天都忙著救火,，他們不應(yīng)該叫消防隊，而應(yīng)該叫救火隊了,。實際上,，消防隊把很多時間都用于“消防”，布置消防器械,，進行消防檢查和消防宣傳等,，結(jié)果，他們就不會有那么多火要去救,。充分關(guān)注并做好M2事件,，可以有效地減少M1事件，使生活變得從容而有價值,。如果你每天堅持鍛煉,，就不太容易突然一病不起。如果你平時關(guān)注家庭關(guān)系的維護,，就不會突然有一天接到配偶的離婚申請書,。
現(xiàn)在，我們嘗試區(qū)分以下,，如果讓你把以下事件放入上述工作價值矩陣,，你會怎么區(qū)分：吃飯、培訓(xùn),、給老婆過生日,、鍛煉身體、應(yīng)酬,、搓麻,、拜訪客戶,、做工作計劃。
讓我們一起來看看答案：吃飯是為了健康,，通常是M2事件,，M2事件處理不當，就會轉(zhuǎn)化成M1,，就是說,，如果你快餓死了才吃飯，就是M1事件了,。培訓(xùn)主要是為了未來儲備能力,，是M2事件，給老婆過生日通常為了維護夫妻感情,，是M2事件,，鍛煉身體也是M2事件。應(yīng)酬一般是M3事件,。搓麻通常是M4事件,，但有時候，娛樂手段也是培養(yǎng)人脈的一種方式,，如果你是為了儲備人際關(guān)系而應(yīng)酬和搓麻,，那么也可能是M2事件。拜訪客戶如果是為了未來的生意發(fā)展,，是M2事件,，如果是處理危機或者馬上要簽訂單，就是M1事件,。做工作計劃當然是M2事件,。
關(guān)注不同事件的人會處于不同的生活狀態(tài)。只關(guān)注M1事件的人總是處在壓力中,，每天都有一腦門子事,，搞得筋疲力盡。關(guān)注M2事件的人通常有遠見,，生活平衡、有秩序,，并且有價值,。只關(guān)注M3事件的人僅僅被動響應(yīng)，隨波逐流,，過得忙碌而無價值,。而只關(guān)注M4事件的人，如同網(wǎng)迷,、賭徒之類,，自己生存都會遇到困難,。
對于每個人來說，生命只有一次,，為了讓我們這寶貴的生命更快樂,，更有價值，我們要學(xué)會區(qū)分輕重緩急,，時刻關(guān)注重要的事情,，如幫助你實現(xiàn)目標的工作任務(wù)、你的重要客戶以及和你未來發(fā)展高度相關(guān)的事情,，并重點關(guān)注M2事件,。

第三步制定周密的計劃

周密，是指不僅充分利用了時間,，而且關(guān)注了重點事件,。在做計劃時，我們?yōu)槊總€月都做了較為詳細的計劃,，現(xiàn)在,，要把它落實到周計劃中。周計劃是一個詳細的操作計劃,。
在每周開始前,，我們先確定本周的工作目標，然后根據(jù)月計劃表中的安排,，在本周事項一覽表中,，列出本周要做的事情。如果近期出現(xiàn)一些新的工作,，也一并列在表中,。接下來，要做一件很重要的事,，就是區(qū)分輕重緩急,。對所有事件的重要性和緊急性進行評估，確定優(yōu)先順序和截止時間,，然后,，填寫每天工作任務(wù)。
最后是日計劃,。日計劃包括工作目標,，當日要辦的事項和日程表三個部分。在待辦事項中,，我們特別列出了最重要的6件事,，提示我們關(guān)注重要的、有價值的工作項目（見表2）,。
制定日計劃應(yīng)注意的如下兩個事項：
1.讓你的時間表有彈性,。你在一個團隊中工作,，經(jīng)常會受到同伴的打擾，或者要應(yīng)付突然發(fā)生的事,，因此,，要留一定富裕時間來應(yīng)付這些事件。
2.對臨時插入的工作要先評估,。評估以后再安排時間,，不要隨時相應(yīng)臨時事件，那會打破你的全盤計劃,。
我們先來看一個案例,。下面顯示的是王鑫制作的日計劃的過程，我們來看看有什么問題,？
王鑫列出了當天要做的事情,，然后對每件事情所需的時間進行了估計。拜訪陳總,，根據(jù)以往的經(jīng)驗,，如果不是很堵車，路途中會用一小時,，會談會用一小時,，因此，王鑫估算的時間為2小時,。拜訪李經(jīng)理,，王鑫認為路途需要40分鐘，交流大約會在50分鐘左右,。打陌生電話,，通常一個電話需要3分鐘左右，20個電話,，需要1小時,，然后是修訂銷售方案，如果抓緊干,，大約50分鐘能完成……
根據(jù)上述估算,，王鑫做出了當日的日程安排：
09：00～11：00 2個小時拜訪陳總；
11：00～12：00 1個小時,，用來打陌生電話,；
12：00～13：00 吃午餐；
13：00～14：30 90分鐘,，用來拜訪李經(jīng)理；
14：30～15：20 50分鐘,，修訂銷售方案,；
15：20～16：00 40分鐘,，整理客戶檔案；
16：00～16：30 30分鐘,，寫銷售報告,；
16：30～17：30 參加當日銷售例會。
這個時間計劃表有什么問題嗎,？
這是一份無法實現(xiàn)的計劃表,。首先，這份計劃時間估算是不充足的,，王鑫的一切時間安排都用比較順利的情況下所需時間來衡量,，其次，這個計劃表沒有任何彈性,，隨便一個小打擾就會讓王鑫的計劃變得混亂,，即便沒有突發(fā)事件打擾，王鑫想上個廁所都可能會擾亂計劃,。這樣的計劃由于不可行,，因此，是無效的計劃,。
好的計劃一定要有彈性,，這樣才能保證實施。

第四步提高生產(chǎn)力

提高生產(chǎn)力,，就是提高工作效率,，防止因為效率低下，使本來一小時可以完成的工作,，耗費更多時間,。提高生產(chǎn)率的措施如下：
1.為自己制定有激勵作用的目標。一個輕松能實現(xiàn)的目標很難激發(fā)人的工作熱情,。
2.為每項工作設(shè)定完成期限,。目的是防止無限期拖延。
3.學(xué)會利用自己的黃金時間,。黃金事件是指你一天最清醒的時間,，把重要工作安排在黃金時間里。
4.勞逸結(jié)合,。如果我們熬夜到夜里12點甚至更晚,，當天因為比正常時間多工作了幾個小時，顯得效率很高,，但第二天就會變得渾渾噩噩,，總體來說是不劃算的。所以,，要注意規(guī)律地生活,，使自己每天都保持充沛的精力,。
5.學(xué)會授權(quán)。不要什么事情都親力親為,，能委托給別人做的事情,，就委托出去。例如：你的玻璃很臟,，需要擦一下,，估計要花掉你2小時時間。假設(shè)你計算了一下,，如果用這兩小時工作,，能產(chǎn)生50元的收益，那就不用自己去擦,，花30元請個小時工去做即可,。
6.善于利用現(xiàn)代化設(shè)備來提高效率。例如用掃描儀代替輸入,，用錄音筆代替記筆記等,、
7.學(xué)會聰明地做事。在開始一項工作時,，先想想有沒有簡潔的方法,，盡量采用事半功倍的方法，不要用笨辦法,，以節(jié)省時間,。

第五步培養(yǎng)良好的時間管理習(xí)慣

時間管理是一種價值管理，同時是一種習(xí)慣管理,。一曝十寒是不能帶給我們很大改變的,，所以，在學(xué)會了時間管理的方法后,，我們要長期堅持,，去培養(yǎng)良好習(xí)慣。我們要準備好適合自己的時間管理工具,、每年都為自己設(shè)定目標,、每月開始時都規(guī)劃當月時間，每周制定周計劃,，每天制定日計劃,，并且嚴格遵守自己的時間計劃。堅持一年,，你會發(fā)現(xiàn),，你變成了一個精明高效的人。
（編輯：袁航 [email protected]）

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