僵化的銷售管理報表會讓銷售人員產生抵觸心理,，而且起不到應有的作用。準確設計銷售管理報表，能在管理上使其發(fā)揮巨大作用,，成為銷售經理的耳目。
銷售經理進行銷售管理,，一個必不可少的工具就是銷售管理報表,。銷售經理從銷售代表填寫的銷售報表中可以獲取很多信息：銷售代表的工作計劃、拜訪路線,、成交客戶,、銷量進度，售點的銷售數據,、SKU分銷比例,，經銷商的資金儲備、庫存狀況等等,。這些信息在很大程度上可以幫助銷售經理了解銷售代表工作狀況,，掌控銷售進度，分析市場變化,，從而因地制宜制定銷售策略,，進行有效的銷售管理。
可以說,，銷售管理報表是一種有效的銷售管理工具,，然而現(xiàn)在有很多企業(yè)將報表管理當做是一種萬能的銷售工具，設計出了紛繁復雜的,、各種各樣的銷售報表讓銷售代表來填寫,。銷售代表將大量的時間用于填寫表報，用于市場實際操作的時間相對減少,。這樣的銷售管理報表不但沒有有助于銷售,，反而成了銷售的累贅。更有甚者,，還有一些企業(yè)將銷售管理報表當成是一種監(jiān)控銷售代表的工具,。而我們都知道,，銷售代表最厭惡的就是行政工作。這些復雜繁瑣,、毫無重點,、僅僅用來監(jiān)控銷售代表的報表只會引起銷售代表的反感和逆反心理，報表的填寫變成毫無意義的憑空編造,。那么,，什么樣的報表才會不引起銷售代表的反感，而且能起到監(jiān)督過程,、提高銷售并幫助銷售代表成長的效果呢,？這種報表必須符合以下幾個指標：
一、簡單的,、數字化的填寫方式
報表在設計的時候,，要避免繁瑣的文字敘述，減少相同或相似內容的填寫項目,。
大多數銷售人員,，尤其是基層的銷售代表的工作形式基本上是程序式的工作，每天走的是早已經在拜訪路線計劃中體現(xiàn)的既定路線,，拜訪的是分布在既定路線上的固定客戶,，拜訪客戶時采用的是公司已有固定流程的拜訪步驟,，那么他在填寫如表1這樣的報表中“今日工作內容”一欄里應該怎么填寫呢,？只能是流水賬一樣的填寫：幾點幾分到達A客戶，問好,，盤庫存,，取得補貨訂單，說再見,；幾點幾分到達B客戶,，問好，盤庫存,，取得補貨訂單,，說再見；幾點幾分……這樣填寫的報表又有什么作用,？又會對銷售有多大幫助,？又有多少銷售主管和銷售經理會逐行逐字地去看這樣地報表？那么設計在報表中“銷售主管簽字”和“銷售經理簽字”這樣的欄目也只是形同虛設,。另外,，表1中像“今日工作計劃”和“明日工作計劃”本身也是一種重復的填寫。
合理的報表要將填寫的內容數字化,，這樣將可能需要一大堆文字描述的過程用數字指標就可以表現(xiàn)出來了,，比如表2這樣的報表,。
表2所示的報表填寫的指標清晰，銷售代表只要經過簡單的計算之后填寫8個數字就可以完成這張報表,，但是通過報表反映出來的信息卻是豐富的：通過“計劃拜訪客戶”和“實際拜訪客戶”數量可以了解到該銷售代表的完成計劃的能力和他的勞動能力是否飽和,；通過“成交客戶數量”可以了解到該銷售代表的有效生產力；通過“平均每單SKU”數,，可以了解該銷售代表的SKU分銷能力,；通過“當日銷售金額”、“累計銷售金額”,、“計劃銷售金額”,、“完成銷售比率”等指標可以了解到該銷售代表目前的銷售進度與計劃的差距以及完成的比率是否和時間成正比。不僅僅銷售經理可以通過這張報表獲取很多有用信息,，銷售代表也可以通過報表掌握自己的銷售進度,。
通過比較，可以看到,，表2所示的報表所涵蓋的內容某種程度上是10張表1所示的報表都不能表達的,。而最重要的是，表2所示報表簡單的,、數字化的填寫方式讓銷售代表愿意去填寫,，而且通過報表反映的指標能夠給銷售經理的管理工作和銷售代表的銷售工作提供幫助。
二,、合理的填寫頻率
一家著名的臺灣企業(yè)W公司在上世紀90年代初期,，由于進入中國較早，在休閑食品領域曾經紅極一時,。進入90年代后期以后,，由于進入中國的外資企業(yè)增多，國內企業(yè)也奮起直追,，W公司面臨的競爭越來越激烈,，市場份額不斷丟失。為了搶回丟失的市場份額,，W公司決定加強對競爭品牌動態(tài)的監(jiān)控,，由市場部門設計了一張“競爭品牌市場動態(tài)監(jiān)控表”，要求銷售代表每日填寫,。在填寫初期,，銷售代表都認真填寫，可是持續(xù)了不到一周時間,，銷售經理就發(fā)現(xiàn)上交的報表變得五花八門：有的填寫“同昨日”,，有的填寫“無市場變化”，更有甚者將前日報表復印后將日期涂改后交差了事。
為什么會有這種現(xiàn)象呢,？這就是報表填寫頻率的問題,。很少有企業(yè)的市場策略或促銷政策每天都發(fā)生改變，而W公司要求銷售人員每日都填寫“競爭品牌市場動態(tài)監(jiān)控表”,，時間稍稍一久,，自然變得沒有東西可填，又得每日提交,，所以報表自然變得五花八門,。但是此報表的填寫頻率如果變成每周一次，那么效果會變得截然不同,。
不同的報表應該根據報表的性質和報表反映指標的不同設計不同的填寫頻率,，這樣報表的填寫才會更有效。某些時候,，頻率和效率之間的關系也許是反比,。比如：銷售進度報表填寫頻率應為每天一次；庫存報表填寫頻率應為一到二周一次,；SKU分銷報表應為每月一次,；促銷報表應為每天一次……
三、有效的對比和反饋設計
很多時候銷售代表填寫銷售管理報表時都是被動的,，除了報表設計紛繁復雜,、填寫頻率太過頻繁以外，另外一個原因可能就是銷售代表本身并沒有體會到銷售管理報表帶給銷售的幫助,，而這種對銷售幫助的體現(xiàn)反映在報表里,，就是報表的對比和反饋設計。
由上邊的表2,，我們已經看到了對比和反饋的設計,，通過“當日銷售金額”,、“累計銷售金額”,、“計劃銷售金額”、“完成銷售比率”等指標銷售經理和銷售代表可以對實際銷售完成與計劃銷售進度做出比較,，對已完成的比率和時間是否成正比做出比較,，同時，還可以通過表2對不同銷售人員的工作完成指標進行橫向對照歸納,。這樣,，銷售經理和銷售人員可以掌握銷售進度，通過同其他銷售代表之間的比較也可以了解該銷售代表的不足和同別人的差距,，這樣才能制定如何追趕的策略,；在月底時，銷售經理和銷售人員還可以利用這張報表進行對比性的銷售回顧。
填寫簡單,、填寫指標數字化,、讓銷售人員填寫方便、符合實際的填寫頻率不會浪費銷售人員的時間,，而且通過銷售管理報表的對比和反饋,，又能對銷售管理和銷售工作起到有效幫助。這樣的報表才是成功的報表,，這樣的報表才會成為銷售經理們進行銷售管理的一種有效工具,。
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責任編輯: 趙艷麗
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