一,、簡單的、數(shù)字化的填寫方式

報表在設計的時候,，要避免繁瑣的文字敘述,，減少相同或相似內(nèi)容的填寫項目。
大多數(shù)銷售人員,，尤其是基層的銷售代表的工作形式基本上是程序式的工作,，每天走的是早已經(jīng)在拜訪路線計劃中體現(xiàn)的既定路線，拜訪的是分布在既定路線上的固定客戶,，拜訪客戶時采用的是公司已有固定流程的拜訪步驟,，那么他在填寫如表1這樣的報表中“今日工作內(nèi)容”一欄里應該怎么填寫呢？只能是流水賬一樣的填寫：幾點幾分到達A客戶,，問好,，盤庫存，取得補貨訂單,，說再見,；幾點幾分到達B客戶，問好,，盤庫存,，取得補貨訂單，說再見,；幾點幾分……這樣填寫的報表又有什么作用,？又會對銷售有多大幫助？又有多少銷售主管和銷售經(jīng)理會逐行逐字地去看這樣地報表,？那么設計在報表中“銷售主管簽字”和“銷售經(jīng)理簽字”這樣的欄目也只是形同虛設,。另外，表1中像“今日工作計劃”和“明日工作計劃”本身也是一種重復的填寫,。
合理的報表要將填寫的內(nèi)容數(shù)字化,，這樣將可能需要一大堆文字描述的過程用數(shù)字指標就可以表現(xiàn)出來了,，比如表2這樣的報表。
表2所示的報表填寫的指標清晰,，銷售代表只要經(jīng)過簡單的計算之后填寫8個數(shù)字就可以完成這張報表,，但是通過報表反映出來的信息卻是豐富的：通過“計劃拜訪客戶”和“實際拜訪客戶”數(shù)量可以了解到該銷售代表的完成計劃的能力和他的勞動能力是否飽和；通過“成交客戶數(shù)量”可以了解到該銷售代表的有效生產(chǎn)力,；通過“平均每單SKU”數(shù),，可以了解該銷售代表的SKU分銷能力；通過“當日銷售金額”,、“累計銷售金額”,、“計劃銷售金額”、“完成銷售比率”等指標可以了解到該銷售代表目前的銷售進度與計劃的差距以及完成的比率是否和時間成正比,。不僅僅銷售經(jīng)理可以通過這張報表獲取很多有用信息,，銷售代表也可以通過報表掌握自己的銷售進度。
通過比較,，可以看到,，表2所示的報表所涵蓋的內(nèi)容某種程度上是10張表1所示的報表都不能表達的。而最重要的是,，表2所示報表簡單的,、數(shù)字化的填寫方式讓銷售代表愿意去填寫，而且通過報表反映的指標能夠給銷售經(jīng)理的管理工作和銷售代表的銷售工作提供幫助,。

二,、合理的填寫頻率

一家著名的臺灣企業(yè)W公司在上世紀90年代初期，由于進入中國較早,，在休閑食品領域曾經(jīng)紅極一時,。進入90年代后期以后，由于進入中國的外資企業(yè)增多,，國內(nèi)企業(yè)也奮起直追,，W公司面臨的競爭越來越激烈，市場份額不斷丟失,。為了搶回丟失的市場份額,，W公司決定加強對競爭品牌動態(tài)的監(jiān)控，由市場部門設計了一張“競爭品牌市場動態(tài)監(jiān)控表”,，要求銷售代表每日填寫,。在填寫初期，銷售代表都認真填寫,，可是持續(xù)了不到一周時間,，銷售經(jīng)理就發(fā)現(xiàn)上交的報表變得五花八門：有的填寫“同昨日”，有的填寫“無市場變化”,，更有甚者將前日報表復印后將日期涂改后交差了事,。
為什么會有這種現(xiàn)象呢,？這就是報表填寫頻率的問題。很少有企業(yè)的市場策略或促銷政策每天都發(fā)生改變,，而W公司要求銷售人員每日都填寫“競爭品牌市場動態(tài)監(jiān)控表”,，時間稍稍一久，自然變得沒有東西可填,，又得每日提交,，所以報表自然變得五花八門。但是此報表的填寫頻率如果變成每周一次,，那么效果會變得截然不同,。
不同的報表應該根據(jù)報表的性質(zhì)和報表反映指標的不同設計不同的填寫頻率，這樣報表的填寫才會更有效,。某些時候,，頻率和效率之間的關系也許是反比。比如：銷售進度報表填寫頻率應為每天一次,；庫存報表填寫頻率應為一到二周一次,；SKU分銷報表應為每月一次,；促銷報表應為每天一次……

三,、有效的對比和反饋設計

很多時候銷售代表填寫銷售管理報表時都是被動的，除了報表設計紛繁復雜,、填寫頻率太過頻繁以外,，另外一個原因可能就是銷售代表本身并沒有體會到銷售管理報表帶給銷售的幫助，而這種對銷售幫助的體現(xiàn)反映在報表里,，就是報表的對比和反饋設計,。
由上邊的表2，我們已經(jīng)看到了對比和反饋的設計,，通過“當日銷售金額”,、“累計銷售金額”、“計劃銷售金額”,、“完成銷售比率”等指標銷售經(jīng)理和銷售代表可以對實際銷售完成與計劃銷售進度做出比較,，對已完成的比率和時間是否成正比做出比較，同時,，還可以通過表2對不同銷售人員的工作完成指標進行橫向?qū)φ諝w納,。這樣，銷售經(jīng)理和銷售人員可以掌握銷售進度,，通過同其他銷售代表之間的比較也可以了解該銷售代表的不足和同別人的差距,，這樣才能制定如何追趕的策略；在月底時,，銷售經(jīng)理和銷售人員還可以利用這張報表進行對比性的銷售回顧,。
填寫簡單,、填寫指標數(shù)字化、讓銷售人員填寫方便,、符合實際的填寫頻率不會浪費銷售人員的時間,，而且通過銷售管理報表的對比和反饋，又能對銷售管理和銷售工作起到有效幫助,。這樣的報表才是成功的報表,，這樣的報表才會成為銷售經(jīng)理們進行銷售管理的一種有效工具。

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