《萬用工作聯(lián)絡單改進 V6.8》

據(jù)統(tǒng)計，銷路通軟件工作聯(lián)絡單流程是各客戶中最常用的系統(tǒng)功能之一,。事實上工作聯(lián)絡單在日常工作中也是應用比較廣泛的,。但是由于工作聯(lián)絡單的應用形式非常靈活，該流程一直存在如下問題亟待解決：

1,、        一對多（部門）的工作聯(lián)絡單很難辦理成功,，原因有很多種，尤其是其中有任何一個環(huán)節(jié)沒有辦完的話,，工作聯(lián)絡單就無法進行下去,。而往往眾多接受部門經理加上接受人可能有十多個甚至更多辦理環(huán)節(jié)。

2,、        現(xiàn)在的工作聯(lián)絡單采取縱向流程串聯(lián),，逐級審批點并聯(lián)的模式，執(zhí)行效率不算太高,。特別是針對一對多的模式下,，效率的瓶頸凸顯。

3,、        各個接受部門對工作聯(lián)絡單的理解不一致的時候,，只要有一方打回,，其他幾方也無法辦理該聯(lián)絡單,，只有等發(fā)起部門重新提交。

4,、        工作聯(lián)絡單在給對方部門知悉的使用情況下的部分功能與發(fā)文,、通知等功能重疊,，并且發(fā)文范圍更廣,。

5,、        工作聯(lián)絡單在給對方部門下達任務時跟銷路通系統(tǒng)中任務分派功能重疊，任務的分派功能更加靈活,。

6,、        工作聯(lián)絡單由于接受部門重復選擇督辦人造成一些督辦人需要辦理多次的情況，給督辦人造成了工作壓力,。

7,、        接受部門必須選擇督辦人，特別是在領導不需要選擇其他督辦人的時候,，給領導的審批造成了不必要的麻煩,。

8、        接受部門如果對工作聯(lián)絡單有疑問或者想邀請新的領導進入審批流程中,，但現(xiàn)有的流程無法實現(xiàn),。只有把工作聯(lián)絡單駁回給發(fā)起部門，這樣也降低了工作的效率,。

結合以上使用中存在的問題,，我們提出如下修改意見：

修改后的工作聯(lián)絡單流程圖如下：

描述如下：

工作聯(lián)絡單發(fā)起人填寫工作聯(lián)絡單后，提交至系統(tǒng),，系統(tǒng)會自動把工作聯(lián)絡單流轉至發(fā)起人的部門經理審批,。（如部門經理駁回聯(lián)絡單，申請人可根據(jù)部門經理的批示做出相應修改后再發(fā)出或放棄發(fā)出聯(lián)絡單）部門經理可以決定是否邀請其他領導參與審批,，領導可以駁回聯(lián)絡單或批復意見給發(fā)起部門經理，也可以審批通過發(fā)給工作聯(lián)絡單的接受部門,。如果發(fā)起部門經理沒有選擇其他領導審批,，那么她自己審批通過后，該工作聯(lián)絡單從“發(fā)起部門”發(fā)至工作聯(lián)絡“接收部門”,。如果發(fā)起部門經理選擇其他領導參與審批發(fā)起流程,，領導審批通過，該工作聯(lián)絡單會以部門工作聯(lián)絡單從“發(fā)起部門”發(fā)至工作聯(lián)絡“接收部門”,。領導及發(fā)起部門經理均可以否決該流程,。“接收部門”根據(jù)聯(lián)絡單的具體工作,，可選擇駁回或接受該項工作聯(lián)絡單內的工作（如要駁回,，必須填寫駁回理由，并且只有該接收部門的部門經理有駁回權限）。若接收部門接受聯(lián)絡單的工作,，該部門經理可以選擇4種方式來執(zhí)行該工作聯(lián)絡單,。如圖所示：

（1）、 該部門經理自己辦理工作聯(lián)絡單,，辦理完畢后流程流轉至發(fā)起部門經理處,。

（2）,、 該部門經理可以邀請相關人員及領導進入流程中參與會簽,，被邀請的會簽人員可以發(fā)表自己的意見。如果所有被邀請的會簽人員都會簽完畢后,，流程流轉至接收部門經理處,。該部門經理再選擇（1）、（3）或（4）決策,，具體（1）,、（3）及（4）的流程請看上下文。

（3）,、 該部門經理可以指派一個或多個“督辦人”去完成該項任務,。“督辦人”對該項任務針對工作聯(lián)絡單進行“配合 或 協(xié)助 或 辦理 或 回復”后,，反饋的結果必須經過本部門的經理審批后才可以把結果反饋給發(fā)起部門經理處,。

（4）、該部門經理在辦理的過程中可以選擇把工作聯(lián)絡單轉交由其他部門辦理（舉例：比如新員工入職后,，人力辦理完員工檔案等添加工作后,，開設用戶及設置權限工作交由信息部辦理。）接受部門繼續(xù)可以選擇（1）（2）（3）及（4）,。直至流程歸檔,。

（5）,、發(fā)起部門經理收到聯(lián)絡單接收部門反饋回來的結果后,，可以選擇歸檔結束,，也可以選擇再把此工作聯(lián)絡單發(fā)給其他的部門辦理,。

新增及修改的主要功能如下：

1、工作聯(lián)絡單的抄送功能,，在工作聯(lián)絡單發(fā)起人處可以選擇需要知悉本工作聯(lián)絡單的相關人員及部門,。

2,、發(fā)起工作聯(lián)絡單部門經理可以邀請領導審批流程,。

3、工作聯(lián)絡單流程中取消一次性發(fā)往多接受部門的流程,，修改為接收部門每次只針對單個部門。（需要知悉的部門及相關人士均可收到該工作聯(lián)絡單）,。讓流程逐個部門流轉,，提高工作效率，減少流程不必要環(huán)節(jié),。

4,、接收部門經理在流程中可以邀請相關人員（領導）會簽工作聯(lián)絡單，會簽完畢后流程流轉至接收部門經理處,。（流程中相關人員均可查看領導的意見）

5,、接收部門經理直接對文檔審批，不一定選擇督辦人,。

6,、接受部門經理可以根據(jù)工作聯(lián)絡單的工作涉及面在自己辦理完相應部分后交由其他相關部門辦理。

7,、發(fā)起部門在收到一個接收部門的回復后,，可以繼續(xù)選擇下一個接收部門。

8,、支持多種模板靈活定制(如：加班申請,、招聘申請、系統(tǒng)/SAP數(shù)據(jù)修改及維護申請,、車輛借用……等所有不需要統(tǒng)計功能的流程模板),，支持系統(tǒng)定制常用模板及用戶可以自己保存自己的模板。模板中包括審批人信息,、接受部門信息,、抄送人信息及聯(lián)絡單主體信息等。模板支持分享功能,。模板支持靈活調用,。

9、各部門回復分柵格列示,，方便查閱。

10,、        加強工作聯(lián)絡單的通用性,、完整性及嚴謹性。

      原文出處：http://www.xiaolutong.com.cn/news/html/1938.html