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《萬(wàn)用工作聯(lián)絡(luò)單改進(jìn) V6.8》
據(jù)統(tǒng)計(jì),銷路通軟件工作聯(lián)絡(luò)單流程是各客戶中最常用的系統(tǒng)功能之一,。事實(shí)上工作聯(lián)絡(luò)單在日常工作中也是應(yīng)用比較廣泛的,。但是由于工作聯(lián)絡(luò)單的應(yīng)用形式非常靈活,該流程一直存在如下問(wèn)題亟待解決:
1、 一對(duì)多(部門)的工作聯(lián)絡(luò)單很難辦理成功,,原因有很多種,,尤其是其中有任何一個(gè)環(huán)節(jié)沒(méi)有辦完的話,工作聯(lián)絡(luò)單就無(wú)法進(jìn)行下去,。而往往眾多接受部門經(jīng)理加上接受人可能有十多個(gè)甚至更多辦理環(huán)節(jié),。
2、 現(xiàn)在的工作聯(lián)絡(luò)單采取縱向流程串聯(lián),,逐級(jí)審批點(diǎn)并聯(lián)的模式,,執(zhí)行效率不算太高。特別是針對(duì)一對(duì)多的模式下,,效率的瓶頸凸顯,。
3、 各個(gè)接受部門對(duì)工作聯(lián)絡(luò)單的理解不一致的時(shí)候,,只要有一方打回,,其他幾方也無(wú)法辦理該聯(lián)絡(luò)單,只有等發(fā)起部門重新提交,。
4,、 工作聯(lián)絡(luò)單在給對(duì)方部門知悉的使用情況下的部分功能與發(fā)文、通知等功能重疊,,并且發(fā)文范圍更廣,。
5、 工作聯(lián)絡(luò)單在給對(duì)方部門下達(dá)任務(wù)時(shí)跟銷路通系統(tǒng)中任務(wù)分派功能重疊,,任務(wù)的分派功能更加靈活,。
6、 工作聯(lián)絡(luò)單由于接受部門重復(fù)選擇督辦人造成一些督辦人需要辦理多次的情況,,給督辦人造成了工作壓力,。
7、 接受部門必須選擇督辦人,特別是在領(lǐng)導(dǎo)不需要選擇其他督辦人的時(shí)候,,給領(lǐng)導(dǎo)的審批造成了不必要的麻煩,。
8、 接受部門如果對(duì)工作聯(lián)絡(luò)單有疑問(wèn)或者想邀請(qǐng)新的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入審批流程中,,但現(xiàn)有的流程無(wú)法實(shí)現(xiàn),。只有把工作聯(lián)絡(luò)單駁回給發(fā)起部門,這樣也降低了工作的效率,。
結(jié)合以上使用中存在的問(wèn)題,,我們提出如下修改意見:
修改后的工作聯(lián)絡(luò)單流程圖如下:
描述如下:
工作聯(lián)絡(luò)單發(fā)起人填寫工作聯(lián)絡(luò)單后,提交至系統(tǒng),,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)把工作聯(lián)絡(luò)單流轉(zhuǎn)至發(fā)起人的部門經(jīng)理審批,。(如部門經(jīng)理駁回聯(lián)絡(luò)單,申請(qǐng)人可根據(jù)部門經(jīng)理的批示做出相應(yīng)修改后再發(fā)出或放棄發(fā)出聯(lián)絡(luò)單)部門經(jīng)理可以決定是否邀請(qǐng)其他領(lǐng)導(dǎo)參與審批,,領(lǐng)導(dǎo)可以駁回聯(lián)絡(luò)單或批復(fù)意見給發(fā)起部門經(jīng)理,,也可以審批通過(guò)發(fā)給工作聯(lián)絡(luò)單的接受部門。如果發(fā)起部門經(jīng)理沒(méi)有選擇其他領(lǐng)導(dǎo)審批,,那么她自己審批通過(guò)后,,該工作聯(lián)絡(luò)單從“發(fā)起部門”發(fā)至工作聯(lián)絡(luò)“接收部門”。如果發(fā)起部門經(jīng)理選擇其他領(lǐng)導(dǎo)參與審批發(fā)起流程,,領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò),,該工作聯(lián)絡(luò)單會(huì)以部門工作聯(lián)絡(luò)單從“發(fā)起部門”發(fā)至工作聯(lián)絡(luò)“接收部門”。領(lǐng)導(dǎo)及發(fā)起部門經(jīng)理均可以否決該流程,�,!敖邮詹块T”根據(jù)聯(lián)絡(luò)單的具體工作,可選擇駁回或接受該項(xiàng)工作聯(lián)絡(luò)單內(nèi)的工作(如要駁回,,必須填寫駁回理由,,并且只有該接收部門的部門經(jīng)理有駁回權(quán)限)。若接收部門接受聯(lián)絡(luò)單的工作,,該部門經(jīng)理可以選擇4種方式來(lái)執(zhí)行該工作聯(lián)絡(luò)單,。如圖所示:
(1)、 該部門經(jīng)理自己辦理工作聯(lián)絡(luò)單,,辦理完畢后流程流轉(zhuǎn)至發(fā)起部門經(jīng)理處,。
(2)、 該部門經(jīng)理可以邀請(qǐng)相關(guān)人員及領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入流程中參與會(huì)簽,,被邀請(qǐng)的會(huì)簽人員可以發(fā)表自己的意見,。如果所有被邀請(qǐng)的會(huì)簽人員都會(huì)簽完畢后,流程流轉(zhuǎn)至接收部門經(jīng)理處,。該部門經(jīng)理再選擇(1),、(3)或(4)決策,,具體(1),、(3)及(4)的流程請(qǐng)看上下文,。
(3)、 該部門經(jīng)理可以指派一個(gè)或多個(gè)“督辦人”去完成該項(xiàng)任務(wù),�,!岸睫k人”對(duì)該項(xiàng)任務(wù)針對(duì)工作聯(lián)絡(luò)單進(jìn)行“配合 或 協(xié)助 或 辦理 或 回復(fù)”后,反饋的結(jié)果必須經(jīng)過(guò)本部門的經(jīng)理審批后才可以把結(jié)果反饋給發(fā)起部門經(jīng)理處,。
(4),、該部門經(jīng)理在辦理的過(guò)程中可以選擇把工作聯(lián)絡(luò)單轉(zhuǎn)交由其他部門辦理(舉例:比如新員工入職后,人力辦理完員工檔案等添加工作后,,開設(shè)用戶及設(shè)置權(quán)限工作交由信息部辦理,。)接受部門繼續(xù)可以選擇(1)(2)(3)及(4)。直至流程歸檔,。
(5),、發(fā)起部門經(jīng)理收到聯(lián)絡(luò)單接收部門反饋回來(lái)的結(jié)果后,可以選擇歸檔結(jié)束,,也可以選擇再把此工作聯(lián)絡(luò)單發(fā)給其他的部門辦理,。
新增及修改的主要功能如下:
1、工作聯(lián)絡(luò)單的抄送功能,,在工作聯(lián)絡(luò)單發(fā)起人處可以選擇需要知悉本工作聯(lián)絡(luò)單的相關(guān)人員及部門,。
2、發(fā)起工作聯(lián)絡(luò)單部門經(jīng)理可以邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批流程,。
3,、工作聯(lián)絡(luò)單流程中取消一次性發(fā)往多接受部門的流程,修改為接收部門每次只針對(duì)單個(gè)部門,。(需要知悉的部門及相關(guān)人士均可收到該工作聯(lián)絡(luò)單),。讓流程逐個(gè)部門流轉(zhuǎn),提高工作效率,,減少流程不必要環(huán)節(jié),。
4、接收部門經(jīng)理在流程中可以邀請(qǐng)相關(guān)人員(領(lǐng)導(dǎo))會(huì)簽工作聯(lián)絡(luò)單,,會(huì)簽完畢后流程流轉(zhuǎn)至接收部門經(jīng)理處,。(流程中相關(guān)人員均可查看領(lǐng)導(dǎo)的意見)
5、接收部門經(jīng)理直接對(duì)文檔審批,,不一定選擇督辦人,。
6、接受部門經(jīng)理可以根據(jù)工作聯(lián)絡(luò)單的工作涉及面在自己辦理完相應(yīng)部分后交由其他相關(guān)部門辦理,。
7,、發(fā)起部門在收到一個(gè)接收部門的回復(fù)后,,可以繼續(xù)選擇下一個(gè)接收部門。
8,、支持多種模板靈活定制(如:加班申請(qǐng),、招聘申請(qǐng)、系統(tǒng)/SAP數(shù)據(jù)修改及維護(hù)申請(qǐng),、車輛借用……等所有不需要統(tǒng)計(jì)功能的流程模板),,支持系統(tǒng)定制常用模板及用戶可以自己保存自己的模板。模板中包括審批人信息,、接受部門信息,、抄送人信息及聯(lián)絡(luò)單主體信息等。模板支持分享功能,。模板支持靈活調(diào)用,。
9、各部門回復(fù)分柵格列示,,方便查閱,。
10、 加強(qiáng)工作聯(lián)絡(luò)單的通用性,、完整性及嚴(yán)謹(jǐn)性,。
原文出處:http://www.xiaolutong.com.cn/news/html/1938.html
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