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日志

職場(chǎng):怎么開會(huì)有效率

已有 39384 次閱讀2013-1-4 23:21 |個(gè)人分類:成長(zhǎng)故事|系統(tǒng)分類:營銷實(shí)戰(zhàn)| 職場(chǎng)

 

    會(huì)該怎么開

    如果很難遇到有趣的會(huì)議,那么至少應(yīng)該保證會(huì)能開得有效率,。

    假如你踏入已經(jīng)有幾年的時(shí)間,,假如讓你總結(jié)工作體會(huì),,你可能得出的結(jié)論是:每天上班,,干得最多的一件事兒就是,,開會(huì),。至于不同行業(yè)不同公司的區(qū)別,,不過就是開不同的會(huì)而已,。

    的確,,開會(huì)正在成為我們主要的工作方式。公司里各個(gè)部門,,大大小小的事兒,,很容易一說起來就走到那一步了:來,我們開個(gè)會(huì)吧,。此外還有跟客戶開了數(shù)不清的會(huì),,半夜里跟國外開的電話會(huì)以及枯燥冗長(zhǎng)的會(huì),更別提為開會(huì)而做的那些數(shù)不清的T,。

    會(huì)也越開越隨意,,周會(huì)例會(huì)先不提,常見的還有針對(duì)一個(gè)問題,,就地拉幾個(gè)人也能開個(gè)會(huì),,美其名曰頭腦風(fēng)暴,但究竟有沒有風(fēng)暴,,是不是變?yōu)榧兇庾跁?huì)議室里走過場(chǎng),,最后會(huì)議又得出了什么結(jié)論,好像真挺難說清楚的,。

    久而久之,,這事兒就跟一個(gè)職場(chǎng)魔咒似的,當(dāng)然如果能遇上那種所謂精彩有趣的會(huì)議,,算你幸運(yùn),。但面對(duì)大部分可能不那么有趣的會(huì)議,我們就得想辦法達(dá)到至少會(huì)沒有白開,,時(shí)間沒有浪費(fèi)的效果吧,?

    還是有一些功課需要做的。

    在公司里,,會(huì)議是一個(gè)有效的溝通和解決問題的,。通常來說,它可以分為三種,,信息分享型,、提出問題型和解決問題型,。工作中常常有很多的任務(wù)不可能憑個(gè)人去完成,需要多部門協(xié)同,,這些合作勢(shì)必要通過會(huì)議來協(xié)調(diào)展開,。

    但對(duì)個(gè)人來說,每個(gè)會(huì)議的重要程度不盡相同,。有時(shí),,你可能在一個(gè)會(huì)議中是決策者的身份,而在另一個(gè)會(huì)議中只是一個(gè)附和型角色,。當(dāng)你感覺到每天都在疲于開會(huì),,正常工作無暇順利進(jìn)行時(shí),你就必須對(duì)是否參加某些會(huì)議做出選擇,。

    EMC人力資源總監(jiān)狄巧認(rèn)為,,并非所有的會(huì)都要開。權(quán)衡的依據(jù)是基于優(yōu)先級(jí)判斷,,對(duì)于一些不重要,、不緊急或者附和型活動(dòng)可以選擇不參加。而一旦選擇了參加會(huì)議,,每個(gè)人都希望會(huì)議效果最大化,。但往往,幾小時(shí)的會(huì)議開下來,,除了頭暈?zāi)X脹,,沒有一點(diǎn)實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。比如財(cái)務(wù)主管和市場(chǎng)主管在某個(gè)問題上,,爭(zhēng)論不休,,下一個(gè)議題中行政主管想要提出的問題直到會(huì)議結(jié)束前都無法開口,直到會(huì)議結(jié)束三個(gè)人的問題都沒解決,。

    蘇黎世咨詢服務(wù)(北京)有限公司中國學(xué)習(xí)和負(fù)責(zé)人王瓊給公司人的建議是,,一次成功有效的會(huì)議在各環(huán)節(jié)應(yīng)該都是進(jìn)行了充分準(zhǔn)備的。所以一個(gè)好的會(huì)議發(fā)起者應(yīng)該在會(huì)前了解會(huì)議目的,,選對(duì)合適的參與者,,并做好充分的準(zhǔn)備。會(huì)后還要做好跟蹤反饋,,使會(huì)議結(jié)果有效進(jìn)行,。在開會(huì)的過程中,還需實(shí)時(shí)注意減少信息損耗,、解決沖突等不少的技巧運(yùn)用,。

    還有一種特殊情況是,老板有事,讓你去幫他開會(huì),。這時(shí)候比較恰當(dāng)?shù)淖龇ㄊ�,,在跟老板明確自己的角色(是能作一些決定還是單純傳話)的同時(shí),也要向會(huì)議組織方表明身份,。同時(shí),,在會(huì)議結(jié)束之后要及時(shí)向老板傳達(dá)會(huì)議內(nèi)容,至于傳達(dá)的方式,,可以依老板的習(xí)慣而定,。

    1 選擇性開會(huì)

    并不是所有的會(huì)都必須參加。

選擇參加會(huì)議的前提是做好時(shí)間管理,。首先要對(duì)重要的工作先預(yù)留好時(shí)間,保證不會(huì)被打擾,。實(shí)在遇到工作與會(huì)議,、會(huì)議與會(huì)議發(fā)生沖突,就需做出取舍判斷,。

    一般來說,,10分鐘左右的短會(huì)基本都可以參加一下,有助增進(jìn)交流,。如果比較長(zhǎng),,就要進(jìn)行利益考量。

    依據(jù)優(yōu)先級(jí)選擇是一種不錯(cuò)的方式,。優(yōu)先級(jí)別的排序不妨參照:企業(yè)優(yōu)先>部門優(yōu)先>上司優(yōu)先>重要,、緊急的事。至于一些不重要,、不緊急或者復(fù)合型活動(dòng)可以選擇不參加,。

    不過事情重要與否的判斷還是來自每個(gè)人的價(jià)值取向。在沒法得到標(biāo)準(zhǔn)答案時(shí)不妨從老板那里得到指導(dǎo),。

    在收到會(huì)議邀請(qǐng)后需要先弄清幾個(gè)問題:這個(gè)會(huì)大概開什么,,誰來參加,會(huì)議長(zhǎng)度以及這個(gè)會(huì)是否非你不可,,是否有合適的替代對(duì)象這些問題能更好地提供判斷依據(jù),。

    2 充分的會(huì)前準(zhǔn)備

    一次成功的會(huì)議缺不了細(xì)致的準(zhǔn)備。會(huì)前的準(zhǔn)備是多方面的,。

    首先建議會(huì)前先將信息資料分發(fā)給會(huì)議參與者閱讀,。這樣既能節(jié)約會(huì)上閱讀資料的時(shí)間,也能使他們?cè)跁?huì)前就會(huì)議議題進(jìn)行充足思考,。

    從時(shí)間管理的角度,,會(huì)議組織者應(yīng)該在會(huì)前設(shè)計(jì)好每個(gè)日程需要討論的時(shí)間,以便給會(huì)議的每部分議程留足討論時(shí)間。會(huì)前還得將會(huì)議日程安排告知與會(huì)者,,免得貌似無窮無盡的會(huì)議時(shí)間讓他們失去耐心,。在進(jìn)行全球連線會(huì)議時(shí)還要格外注意不同時(shí)區(qū)的時(shí)差,盡量將所有與會(huì)者都調(diào)節(jié)到一個(gè)都相對(duì)方便的時(shí)間點(diǎn),。

    在準(zhǔn)備需要高層參與的決策性會(huì)議前,,可以先一對(duì)一地安排幾次非正式會(huì)議。與高層決策者做事先溝通,,了解協(xié)調(diào)各方的利益點(diǎn),,減少正式會(huì)議上的分歧。

    同時(shí)不妨運(yùn)用一些心理分析技巧,,例如市場(chǎng)部喜歡宏觀,,財(cái)務(wù)部注重細(xì)節(jié)。對(duì)外國人先做前景預(yù)期再具體分析,,對(duì)中國人先分析現(xiàn)狀再做預(yù)期效果會(huì)更好,。

    3 明確開會(huì)的目的

    公司人常覺得開會(huì)沒效率,是因?yàn)閷?duì)于這個(gè)會(huì)議對(duì)自己的要求是什么,,需要自己達(dá)到什么樣的目的還不清楚就去參加了,。所以,會(huì)議發(fā)起者讓參會(huì)者明確會(huì)議目地至關(guān)重要,,目的明確是有效的前提,。

    會(huì)議的發(fā)起者在邀請(qǐng)對(duì)方參加會(huì)議時(shí)必須首先解答對(duì)方三個(gè)問題:你要干什么你要讓我干什么,,有什么挑戰(zhàn),。讓他們知道為什么他們會(huì)坐在這里,否則漫無目的地聽長(zhǎng)篇大論只會(huì)令他們打哈欠,。

    明確目的的另一個(gè)重要原因是在組織主持會(huì)議的過程中能準(zhǔn)確把控會(huì)議的前進(jìn)方向,,而不會(huì)發(fā)生被某些話題牽扯向其他方向發(fā)展。明明想解決A,,說著說著變成討論BC的問題可不妙,。

    4 找對(duì)的人開會(huì)

    開會(huì)的目的是為了溝通和解決問題,而這些活動(dòng)必須通過人來進(jìn)行,,因此必須清楚地知道應(yīng)該邀請(qǐng)誰參加才能成事兒,。

    邀請(qǐng)與會(huì)者的判斷基礎(chǔ)是他必須要有話語權(quán)。

2

尤其是在解決問題類型的會(huì)議上,,在座諸位必須是真正能拍板的人,。

    當(dāng)遇到邀請(qǐng)某位重要決策者,但他另派手下來開會(huì)時(shí),,得先弄清列席者的授權(quán)級(jí)別,。如果他表示需要做決策時(shí)得先回去問老板,建議立刻結(jié)束會(huì)議,不要浪費(fèi)時(shí)間,。否則難保,,其他決策者現(xiàn)場(chǎng)敲定結(jié)果,卻要在缺席者事后提出不同意見時(shí)耗時(shí)地進(jìn)行新一輪反復(fù)討論,。

    5 讓各方明白利益點(diǎn)

    參加會(huì)議的人產(chǎn)生對(duì)會(huì)議的消極態(tài)度的一個(gè)重要原因是他認(rèn)為這事兒與我無關(guān),。而任何工作都是以利益為前提出發(fā)的,只有讓每個(gè)人清楚在這次會(huì)議中自己的利益點(diǎn)他才會(huì)對(duì)會(huì)議的內(nèi)容提起興趣,。

    這種情況在開跨部門的會(huì)時(shí)候尤為常見,,所以這時(shí)候更需要清楚告知各部門領(lǐng)導(dǎo)人這個(gè)會(huì)議對(duì)其的利益點(diǎn)。否則就算會(huì)議發(fā)起者覺得請(qǐng)對(duì)了人,,但對(duì)方卻并不一定認(rèn)為自己來對(duì)了,。

    可能第一次開會(huì)各部門經(jīng)理還參加一下,但開著開著人全換成了秘書或者借故請(qǐng)假不見了,。這時(shí)候的解決辦法就是,,在能確保會(huì)議確實(shí)與對(duì)方有緊密利益聯(lián)系時(shí),可以直接找到該部門經(jīng)理的更上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),,告訴他們這個(gè)會(huì)議對(duì)于他們部門的利益點(diǎn)。因?yàn)楹苡锌赡苣硞(gè)部門經(jīng)理沒有意識(shí)到這件事與他們部門的相關(guān)性,,但是他們的領(lǐng)導(dǎo)從更高的角度會(huì)更清晰地看到相關(guān)性,。

    不過這時(shí)候需要特別注意方式方法,也要參考具體的公司文化,,避免最后陷入兩邊不討好的被動(dòng)局面,。

    6 別忘了會(huì)后跟進(jìn)

    在會(huì)上把問題討論出結(jié)果并不代表完事兒了。對(duì)許多參加會(huì)議的人來說,,會(huì)后若沒有一個(gè)總結(jié)性的紀(jì)要來提醒一下,,就跟沒開過那個(gè)會(huì)一樣。

    因此最好的結(jié)尾是對(duì)整場(chǎng)會(huì)議進(jìn)行總結(jié),,并且對(duì)會(huì)議中所布置的各項(xiàng)任務(wù)給出明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn),。這既有助于理清整場(chǎng)會(huì)議思路,也方便接下來的工作進(jìn)行,。

    而在會(huì)后,,一個(gè)認(rèn)真的會(huì)議發(fā)起者還應(yīng)該將會(huì)議的內(nèi)容按主次整理好,通過郵件或其他形式分發(fā)給與會(huì)者,。

    這封郵件非常重要,,它首先是校對(duì)會(huì)議中的信息是否被正確理解,其次就是確保每個(gè)人都知道問題的核心和解決思路是什么,。會(huì)議發(fā)起者還可以通過與會(huì)者對(duì)郵件的反饋采集會(huì)議的相關(guān)信息,,這首先能幫助確認(rèn)該次會(huì)議達(dá)到了什么效果,其次還有助于提高今后開會(huì)的效率。

    值得注意的是,,一個(gè)會(huì)議最終能收到什么成效,,往往很大程度上取決于會(huì)后跟進(jìn)的速度和力度。

    5個(gè)小技巧

    1預(yù)估時(shí)間打提前量

    如果要開1小時(shí)的會(huì),,準(zhǔn)備時(shí)間量應(yīng)該為4550分鐘,,稍微留一些提問時(shí)間。如果能早結(jié)束,,大家會(huì)很高興,,如果每次都超時(shí)會(huì)失去其他人的信任。

    2提前準(zhǔn)備Q&A

    信息分享型會(huì)議和通知比較類似,,新消息公布后總會(huì)出現(xiàn)疑問,。組織者應(yīng)該在會(huì)前準(zhǔn)備一些可能會(huì)被提到的問題的答案以便現(xiàn)場(chǎng)解決,或者做一些Q&A的小冊(cè)子進(jìn)行指導(dǎo),,免得會(huì)后增加單獨(dú)處理問題的時(shí)間成本,。

3高效演示PPT

    首先應(yīng)該把PPT的數(shù)量控制在56張左右,輔件則放到后面,,需要時(shí)再挑出來,。其次大段朗讀材料的意義不大,因?yàn)檠劬吹乃俣纫斓枚�,,而且每�?SPAN lang=EN-US>PPT講述的時(shí)間不宜超過2分鐘,。一場(chǎng)會(huì)議,演示PPT和討論的時(shí)間比例為12是比較合理的,。

    4減少信息損耗

    PPT演示信息傳達(dá)多集中在口頭,,隨著時(shí)間推移容易被人遺忘或者在傳遞過程中出現(xiàn)疏漏,產(chǎn)生信息損耗,。要做到信息層層不損耗地傳達(dá)給每一個(gè)人,,最好的方式是將文字內(nèi)容全都印下來。

    5民主解決沖突

    遇到各持己見無法決策時(shí),,不妨大家先列舉自己的想法,,先進(jìn)行一輪投票,選出幾個(gè)最佳方案,,然后大家進(jìn)行打分,,再投票選出大家認(rèn)為合理的方案�,;蛟S大家最初考慮時(shí)是漫無目的的,,這個(gè)投票打分再投票的過程能幫助大家理清思路。當(dāng)然,,在選出A方案的同時(shí)還要準(zhǔn)備一兩個(gè)備選方案以應(yīng)對(duì)事先沒有預(yù)料到的突發(fā)狀況,。

 

 

 

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