一個(gè)采購主管的基本技能

 

文/張從忠

 

通俗地講,，就是既有效率又有效果地完成采購管理工作的一個(gè)系列行為、技巧和能力,。管理技能有3種基本類型：①專業(yè)或技術(shù)技能,；②人際技能；③概念技能,，概念就是假設(shè),、想象、設(shè)計(jì)和規(guī)劃,。

 

1,、采購技能案例

某大型連鎖超市的小王是連鎖總部的采購員（是找關(guān)系進(jìn)來的），專門負(fù)責(zé)采購方便面,。最近,，他正和一家僅次于康師傅的方便面企業(yè)討價(jià)還價(jià)談判第二次進(jìn)貨的價(jià)格，此時(shí)他并沒有注意到一場方便面危機(jī)已經(jīng)降臨,，自己也掉入了賣方陷阱,。一個(gè)月前，小王在這家方便面公司提供的超低價(jià)引誘下,，頭腦一熱一口吃下了一大坨方便面,，這些方便面立刻導(dǎo)致30多家大型門店嚴(yán)重壓庫，超市方面只得組織專門促銷力量來解決這一難題,，經(jīng)過一個(gè)月的努力這家企業(yè)的方便面總算剛剛售完。由于嚴(yán)重壓庫其他企業(yè)的方便面貨品進(jìn)不來了,，但是這一情況卻沒有引起小王的重視,。

出現(xiàn)壓庫情況后，各門店對(duì)小王的評(píng)價(jià)非常不好,，說他是“業(yè)余采購”水平,。小王的上司也趕緊提醒他，方便面別一次購入太多,。眼看這種方便面已經(jīng)接近緩沖庫存的底線,，而小王上司和門店經(jīng)理也都沒有催促再進(jìn)這個(gè)牌子的方便面,，小王心想：領(lǐng)導(dǎo)們對(duì)這個(gè)牌子的印象不行啊，談判的優(yōu)勢(shì)在我這邊,，如果老李不愿意提供更優(yōu)惠價(jià)格,，我只好引入新的牌子，將老李方便面掃地出門,。

    誰知小王剛提出降低采購量和降低采購價(jià)格的要求,，談判對(duì)手老李就一口回絕了他，“不行,，你想都別想”,。

    對(duì)此，小王滿不在乎的說：“那就這樣吧,，等你下次再來找我的時(shí)候,，我會(huì)以更低的價(jià)格多買一些吧，可以嗎,？”聽完小王的話,，老李說：“你下周別來求我”，然后轉(zhuǎn)身離開,。

    一周以后,，上司電話里責(zé)怪到：下面門店經(jīng)理已經(jīng)哇啦哇啦叫了，老李的方便面很暢銷,，有20幾家門店斷貨,，你這是怎么回事啊,？趕緊上貨,！可見，如今的小王已經(jīng)被問題包圍,，他做錯(cuò)了什么,？

 

2、采購管理提問：

小王在管理上有什么問題,？            

 

3,、采購技能解讀

小王的問題是：他不適合從事采購工作。第一,，小王缺乏采購專業(yè)技巧,；第二，小王對(duì)于采購工作沒有一個(gè)長期發(fā)展的概念和規(guī)劃,；第三,，不懂談判；第四,，不懂人際技巧,。下面我們對(duì)采購管理人員基本技能進(jìn)行分析,。

問題1：用錯(cuò)了人：連鎖超市工作安排不當(dāng)。

這家連鎖超市聘用了一個(gè)不合適的人,，大家想想看,，讓一個(gè)外行來管理方便面的采購工作，出現(xiàn)問題是肯定的,。管理過程有三個(gè)階段：①招聘合適的人,；②給合適的人安排合適的工作；③激勵(lì)和領(lǐng)導(dǎo)他們?nèi)��?chuàng)造工作成果,。采購工作對(duì)采購工作者有很高要求,，包含任職者的天賦要求；專業(yè)或技術(shù)技能要求,；人際技能要求,；概念技能要求（戰(zhàn)略與戰(zhàn)術(shù)智慧）。當(dāng)然,，對(duì)于采購經(jīng)理的要求就更高了,，2013年一位資深采購經(jīng)理，他的年薪范圍大約是100萬～300萬之間,，其資歷為：具有全球采購經(jīng)理協(xié)會(huì)會(huì)員資格（這是一條硬杠杠）,；10年以上物資采購或采購管理工作經(jīng)驗(yàn)；熟悉行業(yè)物資,，熟悉物資采購招投標(biāo)程序及物流管理業(yè)務(wù)流程,。接受過物流管理、生產(chǎn)管理,、談判,、管理技能開發(fā)等方面的系統(tǒng)訓(xùn)練。

彼得·德魯克先生指出：“組織的目標(biāo)在于使平凡的人有能力從事不平凡的工作,�,！� 如果某個(gè)人在某一工作崗位上未能取得好的績效，那么它所能表明的只有一件事情,，那就是管理當(dāng)局對(duì)他的工作安排不當(dāng),。

問題2：沒有經(jīng)驗(yàn)：盲目追求低價(jià)格，落入談判陷阱,。

采購工作有5個(gè)基本原則：即適時(shí),、適質(zhì)、適量,、適價(jià)、適地,，可見價(jià)格在采購策略中不是唯一關(guān)鍵的因素,。從超市供貨方老李的履約能力上看,，還是很專業(yè)的。為了將方便面打入這家連鎖超市,，他從別的供貨商哪里打聽到“小王只認(rèn)價(jià)格”,，為了迎合小王急于立功的心態(tài)，他向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)了極低的進(jìn)場價(jià),，這招果然有效,，小王見有利可圖，一激動(dòng)就與老李簽定了一個(gè)“量價(jià)掛鉤”的采購協(xié)議,，并且一次就大手筆地買下了老李斤千噸方便面,。采購合同一經(jīng)生效，老李連續(xù)作戰(zhàn)幾天幾夜迅速將超市門店的食品倉庫鋪滿,，使得其它牌子的方便面進(jìn)不來,，于是老李的方便面嚴(yán)重壓庫。而老李壓庫恐怕也離不開各店主管,、庫管以及保安的支持,，所以老李的人際技能也非常老道。這一點(diǎn)也非常值得小王學(xué)習(xí),。

再看小王這邊,，由于小王是高管的親屬，對(duì)于由他引起的壓庫危機(jī),，其上司只能輕描淡寫地提醒他,，“今后采購量要小一點(diǎn)”。隨后,，這位上司立刻按照程序和制度與各門店經(jīng)理商討解決方案,，安排整體促銷，結(jié)果大批量的老李方便面一個(gè)月就銷售一空,，并且這種牌子的方便面還得到消費(fèi)者的認(rèn)可,。對(duì)于這些情況，老李這邊對(duì)自己產(chǎn)品在消費(fèi)者心中的地位心知肚明,，也非常清楚自己的方便面已經(jīng)在這家超市占據(jù)了優(yōu)勢(shì)地位,。小王這邊對(duì)自己已經(jīng)落入“價(jià)格陷阱”的事實(shí)，卻一無所知,，他竟然還在做殺價(jià)的規(guī)劃,，而考慮到確保賣場有充足商品的本職工作的基本目標(biāo)，他還與“以顧客為中心”的公司使命背道而馳,。

小王的采購工作沒有做好,，如果讓股神巴菲特來做小王的工作，他能出色完成方便面采購任務(wù)嗎？當(dāng)然不能,。其實(shí),，采購商品與買股票是一樣的道理。在巴菲特的投資方略里,，有一條重要的原則——叫做“不熟不做”,，就是不投資自己不懂的企業(yè)。也就是“永遠(yuǎn)不要做自己不懂的事情,�,！蓖顿Y如此，采購亦如此,。

問題3：人際技能：既為別人考慮,，也為自己考慮。

比如,，小王作為一名方便面的采購主管,，他首先要為老板省錢，也就是懂得采購質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的商品,。其次,，他還懂得保護(hù)自己，如果這個(gè)產(chǎn)品的市場最低成本是100元,，那么,，他就一定不能選擇接近100元的那些商品。如果實(shí)在要買,，也應(yīng)該給予供應(yīng)商一個(gè)最低的利潤,，同時(shí)要求供應(yīng)商提供一定的促銷支持。為什么,？因?yàn)�,，在每一個(gè)老板的心里，永遠(yuǎn)都沒有一個(gè)最低價(jià),。在你的眼里是最低的價(jià)格,，在老板的眼里就絕對(duì)不是最低價(jià)，采購主管如果第一次就以100元的最低價(jià)成交,，他一定干不長,。 

為什么，他為公司節(jié)省了成本,，反而干不長,？

第一，供應(yīng)商如果因?yàn)榻o了最低價(jià)而沒有錢賺,，就會(huì)偷工減料,，后續(xù)產(chǎn)品就會(huì)出現(xiàn)質(zhì)量問題。結(jié)果顧客一投訴，開除采購主管最能平息顧客的抱怨,。第二,，供應(yīng)商如果沒有利潤，對(duì)定單就不會(huì)重視,，容易導(dǎo)致貨期不準(zhǔn)。不能按時(shí)到貨,，就會(huì)影響超市運(yùn)營,，斷貨的結(jié)果又是開掉采購主管。第三,，一開始就拿下最低價(jià)對(duì)長期績效有影響,。一個(gè)稱職采購員如果他在很長的一段時(shí)間里，沒有辦法把單價(jià)慢慢地降下來,，把供貨的服務(wù)搞上去,，你是沒有辦法向老板交待的，還是得走人,。所以,，把采購合同交給與自己關(guān)系較好且可靠的供應(yīng)商去做，即使不是最低價(jià),，也是一個(gè)正確的選擇,。反過來看，與未經(jīng)審查和不熟悉的供應(yīng)商做交易存在的風(fēng)險(xiǎn)是很大的,。通常來說,，對(duì)于不熟悉的商品、材料,、部件,、裝備以及新的供應(yīng)商，買方都必須提高警惕,，因?yàn)楦唢L(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)出現(xiàn)在你的眼前了,。

再談?wù)勅绾螌?duì)待老供應(yīng)商。我們可以設(shè)想一下,，一個(gè)供應(yīng)商之所以能在某一家公司把業(yè)務(wù)做開,，除了產(chǎn)品和服務(wù)很到位以外，他們肯定會(huì)有熟悉的關(guān)系人在公司,。如果一下子把他們的訂單停掉,，就會(huì)得罪一批有權(quán)的人。如果不能停掉這些供應(yīng)商的訂單,，那就必須調(diào)查和評(píng)估他們的質(zhì)量,、價(jià)格、貨期、售后服務(wù),�,？纯此麄兪欠穹�合公司的長期利益，了解公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)他們滿意和不滿意的都有哪些方面,。另外,，還必須拿老供應(yīng)商和新供應(yīng)商進(jìn)行比較，看看新老供應(yīng)商各有什么優(yōu)缺點(diǎn),。即使一定要換掉老供應(yīng)商,，也必須循序漸進(jìn)，不能一下全部斷掉,，不然,，新的供應(yīng)商在磨合期出了問題，就會(huì)影響生產(chǎn)經(jīng)營,。

問題4：采購思維：吃著碗里,，看著鍋里，想著田里,。

一般在采購談判前,，談判者首先應(yīng)該設(shè)想到——如果談判失敗，我接下來該怎么做,？有最佳的替代方案嗎,？如果談判者對(duì)自己的替代方案沒有一個(gè)清楚的了解，那么他就不可能知道何時(shí)該接受對(duì)方的最終方案,，何時(shí)該拒絕對(duì)方,，選擇替代方案。

替代方案評(píng)估包括以下三個(gè)部分：第一,，談判者為了應(yīng)對(duì)無法和對(duì)方達(dá)成協(xié)議的可能,，需要找出更多可能的替代方案。第二,，要對(duì)每一種替代方案進(jìn)行評(píng)估,。第三，要選擇出最佳替代方案,。意思是,，吃著碗里，看著鍋里,，想著田里,。

如果小王在與老李談判時(shí)，選擇一部分老客戶的方便面,，再至少選擇1家同樣能夠提供最優(yōu)惠價(jià)格的方便面廠家,，就會(huì)形成一對(duì)多的戰(zhàn)術(shù)談判局面,。此時(shí)，如果小王再懂得運(yùn)用“競爭性談判策略”,，就會(huì)形成供應(yīng)商之間的互相殘殺,，獲得更好的價(jià)格，更好的交貨條件和售后服務(wù)條件,。

眼下情況對(duì)于小王來說,，他應(yīng)該給老李打電話：真誠邀請(qǐng)他繼續(xù)供貨，同意按照已經(jīng)約定的合同條款,，適當(dāng)提高采購價(jià)格,，降低單次采購量，同時(shí)要求老李加快供貨速度,。

一個(gè)優(yōu)秀采購人員必須有“耐心”。耐心是一種技能,，對(duì)于你而言,，“耐心”是什么成本都不需要的，只需要付出你的時(shí)間,。缺乏耐心只會(huì)讓你變得虛弱,，而擁有足夠的耐心，則能讓你有充足的時(shí)間去把“壞事變成好事”,。

 “耐心”,，是一個(gè)專業(yè)采購經(jīng)理必不可少的盾牌。耐心可以防止犯下愚蠢的大錯(cuò),。就像控制情緒一樣,，耐心也是一種技能，它并不是與生俱來的,，但沉穩(wěn)卻與生俱來的,。對(duì)于你而言，“耐心”是什么成本都不需要的,，只需要付出你的時(shí)間,。缺乏耐心只會(huì)讓你變得虛弱，而這正是通向成功之路的巨大障礙,。如果你能給予自己足夠的時(shí)間,，把眼光放遠(yuǎn)些，那么,，一切美好的事情都會(huì)發(fā)生——正如綠草會(huì)再度重生,。因此，一個(gè)專業(yè)的采購經(jīng)理,，必須清楚什么事情不能去做,，什么事情不要讓自己牽扯進(jìn)去,；你還必須學(xué)會(huì)，根據(jù)可能付出代價(jià)的多少來判斷事情,；你也可以將這一標(biāo)準(zhǔn)用于所有的事物上,，包括是否要與他人合作或給他人以幫助。你必須學(xué)會(huì)走迂回的路線去獲取成功,，要掩蓋你的精明或狡詐,，你所有的行動(dòng)都必須周密計(jì)劃，以最不顯眼的方式來實(shí)施,。因?yàn)�,，直截了�?dāng)?shù)男惺拢瑫?huì)找來許許多多的競爭者加入進(jìn)來,，給你造成難以想象的困難,，所以，做成一單戰(zhàn)略采購必須像打臺(tái)球一樣,，在回彈數(shù)次之后才擊中目標(biāo),，“拿下供貨商”。

問題5：談判技巧：保持采購的強(qiáng)勢(shì)爭取最大利益,。

家樂福的采購哲學(xué)就是“不要白不要”,。凡是和家樂福打過交道的人都說“你要有無窮的耐心和韌性，只有堅(jiān)持才有勝利”,。家樂福一直在培養(yǎng)“進(jìn)攻型”的采購專員,，并以強(qiáng)勢(shì)的態(tài)度來打擊供應(yīng)商。

采購第一原則——永遠(yuǎn)不要忘記,，在談判中的每一分鐘,，要一直持懷疑態(tài)度，顯得對(duì)所談的事情缺乏熱情,，或者不愿意做出決定,。

采購第二原則——對(duì)供應(yīng)商第一次提出的條件，要么不接受,，要么持反對(duì)意見,。采購員的反應(yīng)應(yīng)該是：“什么？”或者“你該不是開玩笑吧,？”,，從而使對(duì)方產(chǎn)生心理負(fù)擔(dān)，降低談判標(biāo)準(zhǔn)和期望,。

采購第三原則——永遠(yuǎn)要求那些不可能的事情,。對(duì)于要談判的事，要求越離譜越好,，說不定供應(yīng)商會(huì)答應(yīng)呢,？這些不可能的要求有助于獲得更大的操作空間,，獲得讓步的空間。最終通過小的讓步,，讓對(duì)手感覺自己已經(jīng)從談判中“得到了好處”,。

采購第四原則——告訴供應(yīng)商：“你需要做得更好”。不斷重復(fù)這個(gè)說法,，直到供應(yīng)商開始認(rèn)為自己現(xiàn)在做得真的很差,；在采購的眼中，這些供應(yīng)商永遠(yuǎn)不可能做到最好,。

采購第五原則——把事情拖到下一次解決,。在談判要結(jié)束時(shí)，采購員要聲稱須由上級(jí)經(jīng)理決定,，為自己爭取到更多的時(shí)間來考慮拒絕或重新考慮一份方案,。

采購第六原則——“去皮”原則。80%的談判在最后的20%時(shí)間取得成效,，在談判開始時(shí)提出的要求可以被忽略,。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

講師簡介

張從忠 現(xiàn)任以色列特拉維夫大學(xué)特聘教授（世界大學(xué)排名第21位），以色列國際學(xué)習(xí)中心顧問,，長江商學(xué)院教授，《巴菲特的午餐會(huì)》作者,。研究世界第一商人猶太人長達(dá)30年,，所開發(fā)的二天總裁班課程《猶太商戰(zhàn)策略》，目前已經(jīng)受到5萬企業(yè)董事長和高管認(rèn)可,。

由于馬克思也是猶太人,，而馬克思主義與中國實(shí)際相結(jié)合又形成毛澤東思想，可毛澤東思想又在改革開放以后,，指導(dǎo)一大批企業(yè)家取得了成功,。所以《毛澤東管理思想》的理論架構(gòu)被張教授搭建起來，并為毛澤東管理思想研究做出了開創(chuàng)性的貢獻(xiàn),，目前這一“紅色管理”研究成果已經(jīng)獲得眾多大型企業(yè)和中小企業(yè)管理者的認(rèn)可,。

在企業(yè)高層培訓(xùn)方面，成功導(dǎo)入了麥肯錫戰(zhàn)略目標(biāo)管理課程《麥肯錫7s模型》,，受到總經(jīng)理們和董事長們的歡迎,。

在管理者技能培訓(xùn)方面，成功導(dǎo)入彼得·德魯克六天經(jīng)典課程《管理人員八項(xiàng)基本技能》,，受到大型企業(yè)和中小企業(yè)的歡迎,。

1999年11月至今：麥肯錫戰(zhàn)略執(zhí)行力導(dǎo)師，德魯克案例課程金牌講師,。

    1990年7月至1999年10月：深圳三九二級(jí)集團(tuán)總裁,。

    1986年7月至1990年10月：某三線廠車間從事生產(chǎn)工作,。

主要作品：

    《德魯克中國企業(yè)培訓(xùn)教案》、《3.0贏利時(shí)代》,、《猶商》,、《巴菲特的午餐會(huì)》、《像巴菲特一樣滾雪球》,、《笑著應(yīng)聘》,、《不說話的學(xué)問》作者。

【服務(wù)客戶】

中國電信,、中國移動(dòng),、中國國家電網(wǎng)公司、中國南方電網(wǎng)公司,、中國電力,、中國華能集團(tuán)、中國大唐電力集團(tuán),、中國工商銀行,、中國建設(shè)銀行、中國銀行,、中國農(nóng)業(yè)銀行,、中國平安、中國招商銀行,、中國郵政儲(chǔ)蓄銀行,、中國郵政、中國東方航空,、深圳華為、廣州發(fā)展集團(tuán),、聯(lián)想集團(tuán)以及80家中國上市公司和跨國公司在中國的部門,。

 

 

 

 

 

 

 

 

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