一個采購主管的基本技能

 

文/張從忠

 

通俗地講，就是既有效率又有效果地完成采購管理工作的一個系列行為,、技巧和能力,。管理技能有3種基本類型：①專業(yè)或技術(shù)技能,；②人際技能,；③概念技能,，概念就是假設(shè),、想象,、設(shè)計和規(guī)劃。

 

1、采購技能案例

某大型連鎖超市的小王是連鎖總部的采購員（是找關(guān)系進來的）,，專門負責(zé)采購方便面,。最近，他正和一家僅次于康師傅的方便面企業(yè)討價還價談判第二次進貨的價格,，此時他并沒有注意到一場方便面危機已經(jīng)降臨,，自己也掉入了賣方陷阱。一個月前,，小王在這家方便面公司提供的超低價引誘下,，頭腦一熱一口吃下了一大坨方便面，這些方便面立刻導(dǎo)致30多家大型門店嚴重壓庫,，超市方面只得組織專門促銷力量來解決這一難題,，經(jīng)過一個月的努力這家企業(yè)的方便面總算剛剛售完。由于嚴重壓庫其他企業(yè)的方便面貨品進不來了,，但是這一情況卻沒有引起小王的重視,。

出現(xiàn)壓庫情況后，各門店對小王的評價非常不好,，說他是“業(yè)余采購”水平,。小王的上司也趕緊提醒他，方便面別一次購入太多,。眼看這種方便面已經(jīng)接近緩沖庫存的底線,，而小王上司和門店經(jīng)理也都沒有催促再進這個牌子的方便面,，小王心想：領(lǐng)導(dǎo)們對這個牌子的印象不行啊,，談判的優(yōu)勢在我這邊，如果老李不愿意提供更優(yōu)惠價格,，我只好引入新的牌子,，將老李方便面掃地出門。

    誰知小王剛提出降低采購量和降低采購價格的要求,，談判對手老李就一口回絕了他,，“不行，你想都別想”,。

    對此,，小王滿不在乎的說：“那就這樣吧，等你下次再來找我的時候,，我會以更低的價格多買一些吧,，可以嗎？”聽完小王的話,，老李說：“你下周別來求我”,，然后轉(zhuǎn)身離開。

    一周以后，上司電話里責(zé)怪到：下面門店經(jīng)理已經(jīng)哇啦哇啦叫了,，老李的方便面很暢銷,，有20幾家門店斷貨，你這是怎么回事�,�,？趕緊上貨！可見,，如今的小王已經(jīng)被問題包圍,，他做錯了什么？

 

2,、采購管理提問：

小王在管理上有什么問題,？            

 

3、采購技能解讀

小王的問題是：他不適合從事采購工作,。第一,，小王缺乏采購專業(yè)技巧；第二,，小王對于采購工作沒有一個長期發(fā)展的概念和規(guī)劃,；第三，不懂談判,；第四,，不懂人際技巧。下面我們對采購管理人員基本技能進行分析,。

問題1：用錯了人：連鎖超市工作安排不當(dāng),。

這家連鎖超市聘用了一個不合適的人，大家想想看,，讓一個外行來管理方便面的采購工作,，出現(xiàn)問題是肯定的。管理過程有三個階段：①招聘合適的人,；②給合適的人安排合適的工作,；③激勵和領(lǐng)導(dǎo)他們?nèi)��?chuàng)造工作成果。采購工作對采購工作者有很高要求,，包含任職者的天賦要求,；專業(yè)或技術(shù)技能要求；人際技能要求,；概念技能要求（戰(zhàn)略與戰(zhàn)術(shù)智慧）,。當(dāng)然，對于采購經(jīng)理的要求就更高了,，2013年一位資深采購經(jīng)理,，他的年薪范圍大約是100萬～300萬之間,，其資歷為：具有全球采購經(jīng)理協(xié)會會員資格（這是一條硬杠杠）；10年以上物資采購或采購管理工作經(jīng)驗,；熟悉行業(yè)物資,，熟悉物資采購招投標程序及物流管理業(yè)務(wù)流程。接受過物流管理,、生產(chǎn)管理,、談判、管理技能開發(fā)等方面的系統(tǒng)訓(xùn)練,。

彼得·德魯克先生指出：“組織的目標在于使平凡的人有能力從事不平凡的工作,。” 如果某個人在某一工作崗位上未能取得好的績效,，那么它所能表明的只有一件事情,，那就是管理當(dāng)局對他的工作安排不當(dāng)。

問題2：沒有經(jīng)驗：盲目追求低價格,，落入談判陷阱,。

采購工作有5個基本原則：即適時、適質(zhì),、適量,、適價、適地,，可見價格在采購策略中不是唯一關(guān)鍵的因素,。從超市供貨方老李的履約能力上看，還是很專業(yè)的,。為了將方便面打入這家連鎖超市,，他從別的供貨商哪里打聽到“小王只認價格”，為了迎合小王急于立功的心態(tài),，他向上級領(lǐng)導(dǎo)申請了極低的進場價,，這招果然有效,，小王見有利可圖,，一激動就與老李簽定了一個“量價掛鉤”的采購協(xié)議，并且一次就大手筆地買下了老李斤千噸方便面,。采購合同一經(jīng)生效,，老李連續(xù)作戰(zhàn)幾天幾夜迅速將超市門店的食品倉庫鋪滿，使得其它牌子的方便面進不來,，于是老李的方便面嚴重壓庫,。而老李壓庫恐怕也離不開各店主管、庫管以及保安的支持,，所以老李的人際技能也非常老道,。這一點也非常值得小王學(xué)習(xí),。

再看小王這邊，由于小王是高管的親屬,，對于由他引起的壓庫危機,，其上司只能輕描淡寫地提醒他，“今后采購量要小一點”,。隨后,，這位上司立刻按照程序和制度與各門店經(jīng)理商討解決方案，安排整體促銷,，結(jié)果大批量的老李方便面一個月就銷售一空,，并且這種牌子的方便面還得到消費者的認可。對于這些情況,，老李這邊對自己產(chǎn)品在消費者心中的地位心知肚明,，也非常清楚自己的方便面已經(jīng)在這家超市占據(jù)了優(yōu)勢地位。小王這邊對自己已經(jīng)落入“價格陷阱”的事實,，卻一無所知,，他竟然還在做殺價的規(guī)劃，而考慮到確保賣場有充足商品的本職工作的基本目標,，他還與“以顧客為中心”的公司使命背道而馳,。

小王的采購工作沒有做好，如果讓股神巴菲特來做小王的工作,，他能出色完成方便面采購任務(wù)嗎,？當(dāng)然不能。其實,，采購商品與買股票是一樣的道理,。在巴菲特的投資方略里，有一條重要的原則——叫做“不熟不做”,，就是不投資自己不懂的企業(yè),。也就是“永遠不要做自己不懂的事情�,！蓖顿Y如此,，采購亦如此。

問題3：人際技能：既為別人考慮,，也為自己考慮,。

比如，小王作為一名方便面的采購主管,，他首先要為老板省錢,，也就是懂得采購質(zhì)優(yōu)價廉的商品。其次,，他還懂得保護自己,，如果這個產(chǎn)品的市場最低成本是100元,，那么，他就一定不能選擇接近100元的那些商品,。如果實在要買,，也應(yīng)該給予供應(yīng)商一個最低的利潤，同時要求供應(yīng)商提供一定的促銷支持,。為什么,？因為，在每一個老板的心里,，永遠都沒有一個最低價,。在你的眼里是最低的價格，在老板的眼里就絕對不是最低價,，采購主管如果第一次就以100元的最低價成交,，他一定干不長。 

為什么,，他為公司節(jié)省了成本,，反而干不長？

第一,，供應(yīng)商如果因為給了最低價而沒有錢賺,，就會偷工減料，后續(xù)產(chǎn)品就會出現(xiàn)質(zhì)量問題,。結(jié)果顧客一投訴,，開除采購主管最能平息顧客的抱怨。第二,，供應(yīng)商如果沒有利潤,，對定單就不會重視，容易導(dǎo)致貨期不準,。不能按時到貨,，就會影響超市運營，斷貨的結(jié)果又是開掉采購主管,。第三,，一開始就拿下最低價對長期績效有影響。一個稱職采購員如果他在很長的一段時間里,，沒有辦法把單價慢慢地降下來,，把供貨的服務(wù)搞上去，你是沒有辦法向老板交待的,，還是得走人。所以,，把采購合同交給與自己關(guān)系較好且可靠的供應(yīng)商去做,，即使不是最低價,，也是一個正確的選擇。反過來看,，與未經(jīng)審查和不熟悉的供應(yīng)商做交易存在的風(fēng)險是很大的,。通常來說，對于不熟悉的商品,、材料,、部件、裝備以及新的供應(yīng)商,，買方都必須提高警惕,，因為高風(fēng)險已經(jīng)出現(xiàn)在你的眼前了。

再談?wù)勅绾螌Υ�老供�?yīng)商,。我們可以設(shè)想一下,，一個供應(yīng)商之所以能在某一家公司把業(yè)務(wù)做開，除了產(chǎn)品和服務(wù)很到位以外,，他們肯定會有熟悉的關(guān)系人在公司,。如果一下子把他們的訂單停掉，就會得罪一批有權(quán)的人,。如果不能停掉這些供應(yīng)商的訂單,，那就必須調(diào)查和評估他們的質(zhì)量、價格,、貨期,、售后服務(wù)�,？纯此麄兪欠穹�合公司的長期利益,，了解公司領(lǐng)導(dǎo)對他們滿意和不滿意的都有哪些方面。另外,，還必須拿老供應(yīng)商和新供應(yīng)商進行比較,，看看新老供應(yīng)商各有什么優(yōu)缺點。即使一定要換掉老供應(yīng)商,，也必須循序漸進,，不能一下全部斷掉，不然,，新的供應(yīng)商在磨合期出了問題,，就會影響生產(chǎn)經(jīng)營。

問題4：采購思維：吃著碗里,，看著鍋里,，想著田里。

一般在采購談判前,，談判者首先應(yīng)該設(shè)想到——如果談判失敗,，我接下來該怎么做,？有最佳的替代方案嗎？如果談判者對自己的替代方案沒有一個清楚的了解,，那么他就不可能知道何時該接受對方的最終方案,，何時該拒絕對方，選擇替代方案,。

替代方案評估包括以下三個部分：第一,，談判者為了應(yīng)對無法和對方達成協(xié)議的可能，需要找出更多可能的替代方案,。第二,，要對每一種替代方案進行評估。第三,，要選擇出最佳替代方案,。意思是，吃著碗里,，看著鍋里,，想著田里。

如果小王在與老李談判時,，選擇一部分老客戶的方便面,，再至少選擇1家同樣能夠提供最優(yōu)惠價格的方便面廠家，就會形成一對多的戰(zhàn)術(shù)談判局面,。此時,，如果小王再懂得運用“競爭性談判策略”，就會形成供應(yīng)商之間的互相殘殺,，獲得更好的價格,，更好的交貨條件和售后服務(wù)條件。

眼下情況對于小王來說,，他應(yīng)該給老李打電話：真誠邀請他繼續(xù)供貨,，同意按照已經(jīng)約定的合同條款，適當(dāng)提高采購價格,，降低單次采購量,，同時要求老李加快供貨速度。

一個優(yōu)秀采購人員必須有“耐心”,。耐心是一種技能,，對于你而言，“耐心”是什么成本都不需要的,，只需要付出你的時間,。缺乏耐心只會讓你變得虛弱，而擁有足夠的耐心，則能讓你有充足的時間去把“壞事變成好事”,。

 “耐心”,，是一個專業(yè)采購經(jīng)理必不可少的盾牌,。耐心可以防止犯下愚蠢的大錯,。就像控制情緒一樣，耐心也是一種技能,，它并不是與生俱來的,，但沉穩(wěn)卻與生俱來的。對于你而言,，“耐心”是什么成本都不需要的,，只需要付出你的時間。缺乏耐心只會讓你變得虛弱,，而這正是通向成功之路的巨大障礙,。如果你能給予自己足夠的時間，把眼光放遠些,，那么,，一切美好的事情都會發(fā)生——正如綠草會再度重生。因此,，一個專業(yè)的采購經(jīng)理,，必須清楚什么事情不能去做，什么事情不要讓自己牽扯進去,；你還必須學(xué)會,，根據(jù)可能付出代價的多少來判斷事情；你也可以將這一標準用于所有的事物上,，包括是否要與他人合作或給他人以幫助,。你必須學(xué)會走迂回的路線去獲取成功，要掩蓋你的精明或狡詐,，你所有的行動都必須周密計劃,，以最不顯眼的方式來實施。因為,，直截了當(dāng)?shù)男惺�,，會找來許許多多的競爭者加入進來，給你造成難以想象的困難,，所以,，做成一單戰(zhàn)略采購必須像打臺球一樣，在回彈數(shù)次之后才擊中目標,，“拿下供貨商”,。

問題5：談判技巧：保持采購的強勢爭取最大利益。

家樂福的采購哲學(xué)就是“不要白不要”。凡是和家樂福打過交道的人都說“你要有無窮的耐心和韌性,，只有堅持才有勝利”,。家樂福一直在培養(yǎng)“進攻型”的采購專員，并以強勢的態(tài)度來打擊供應(yīng)商,。

采購第一原則——永遠不要忘記,，在談判中的每一分鐘，要一直持懷疑態(tài)度,，顯得對所談的事情缺乏熱情,，或者不愿意做出決定。

采購第二原則——對供應(yīng)商第一次提出的條件,，要么不接受,，要么持反對意見。采購員的反應(yīng)應(yīng)該是：“什么,？”或者“你該不是開玩笑吧,？”，從而使對方產(chǎn)生心理負擔(dān),，降低談判標準和期望,。

采購第三原則——永遠要求那些不可能的事情。對于要談判的事,，要求越離譜越好,，說不定供應(yīng)商會答應(yīng)呢？這些不可能的要求有助于獲得更大的操作空間,，獲得讓步的空間,。最終通過小的讓步，讓對手感覺自己已經(jīng)從談判中“得到了好處”,。

采購第四原則——告訴供應(yīng)商：“你需要做得更好”,。不斷重復(fù)這個說法，直到供應(yīng)商開始認為自己現(xiàn)在做得真的很差,；在采購的眼中,，這些供應(yīng)商永遠不可能做到最好。

采購第五原則——把事情拖到下一次解決,。在談判要結(jié)束時,，采購員要聲稱須由上級經(jīng)理決定，為自己爭取到更多的時間來考慮拒絕或重新考慮一份方案,。

采購第六原則——“去皮”原則,。80%的談判在最后的20%時間取得成效，在談判開始時提出的要求可以被忽略,。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

講師簡介

張從忠 現(xiàn)任以色列特拉維夫大學(xué)特聘教授（世界大學(xué)排名第21位）,，以色列國際學(xué)習(xí)中心顧問,，長江商學(xué)院教授，《巴菲特的午餐會》作者,。研究世界第一商人猶太人長達30年,，所開發(fā)的二天總裁班課程《猶太商戰(zhàn)策略》，目前已經(jīng)受到5萬企業(yè)董事長和高管認可,。

由于馬克思也是猶太人,，而馬克思主義與中國實際相結(jié)合又形成毛澤東思想，可毛澤東思想又在改革開放以后,，指導(dǎo)一大批企業(yè)家取得了成功,。所以《毛澤東管理思想》的理論架構(gòu)被張教授搭建起來,，并為毛澤東管理思想研究做出了開創(chuàng)性的貢獻,，目前這一“紅色管理”研究成果已經(jīng)獲得眾多大型企業(yè)和中小企業(yè)管理者的認可。

在企業(yè)高層培訓(xùn)方面,，成功導(dǎo)入了麥肯錫戰(zhàn)略目標管理課程《麥肯錫7s模型》,，受到總經(jīng)理們和董事長們的歡迎。

在管理者技能培訓(xùn)方面,，成功導(dǎo)入彼得·德魯克六天經(jīng)典課程《管理人員八項基本技能》,，受到大型企業(yè)和中小企業(yè)的歡迎。

1999年11月至今：麥肯錫戰(zhàn)略執(zhí)行力導(dǎo)師,，德魯克案例課程金牌講師,。

    1990年7月至1999年10月：深圳三九二級集團總裁。

    1986年7月至1990年10月：某三線廠車間從事生產(chǎn)工作,。

主要作品：

    《德魯克中國企業(yè)培訓(xùn)教案》,、《3.0贏利時代》、《猶商》,、《巴菲特的午餐會》,、《像巴菲特一樣滾雪球》、《笑著應(yīng)聘》,、《不說話的學(xué)問》作者,。

【服務(wù)客戶】

中國電信、中國移動,、中國國家電網(wǎng)公司,、中國南方電網(wǎng)公司、中國電力,、中國華能集團,、中國大唐電力集團、中國工商銀行,、中國建設(shè)銀行,、中國銀行、中國農(nóng)業(yè)銀行、中國平安,、中國招商銀行,、中國郵政儲蓄銀行、中國郵政,、中國東方航空,、深圳華為、廣州發(fā)展集團,、聯(lián)想集團以及80家中國上市公司和跨國公司在中國的部門,。

 

 

 

 

 

 

 

 

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